Cyfrowa spedycja jest bliżej niż myślisz. Rozmowa z Found Solution

W branży spedycyjnej coraz częściej poruszany jest temat nowych technologii i cyfryzacji. Część zmian zmierzających w tym kierunku wprowadzanych jest zresztą odgórnie. Na przykład 1 lipca 2024 roku wchodzi w życie obowiązek e-fakturowania za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur, który obejmie wszystkich przedsiębiorców.

O doświadczeniach w tym obszarze postanowiliśmy porozmawiać z firmą Found Solution, która nie tylko korzysta z cyfrowego obiegu dokumentów od początku swojej działalności, lecz także wdraża w życie model spedycji cyfrowej. Na końcu artykułu znajdziecie też porady dla początkujących spedytorów.

Pod koniec roku nie sposób nie zapytać: jakie są największe wyzwania rynku dla branży spedycyjnej?

Tomasz Janus, Członek zarządu, spedytor w Found Solution: Rok temu głównym problemem był brak przewoźników i dostępnych aut. Obecnie, przy tak dużej zmienności na rynku, wyzwaniem staje się znalezienie wystarczającej liczby ładunków, które pozwolą zapewnić pracę stałym i zaprzyjaźnionym przewoźnikom. 

Owszem, doświadczyliśmy w tym roku szczytu przedświątecznego, choć z pewnością nie był on taki, jakiego byśmy oczekiwali. Ze względu na to, że wiele przewozów wykonujemy autami o masie do 3,5 tony, szczyt świąteczny trwa u nas nieco dłużej – do 18 grudnia, podczas gdy średnia rynkowa to okolice 10 grudnia. 

Obejrzyj nasz webinar o szczycie świątecznym. 

Warto jednak podkreślić, że bieżący rok był dla nas dobry i nie przewiduję kryzysu w 2024 r. Bez wątpienia ogromnym impulsem dla rynku byłoby zawarcie pokoju w wojnie na Ukrainie. Wyczekują tego wszyscy, nie tylko w branży. Odbudowa kraju, finansowana zapewne w ogromnej większości przez Zachód, wiązać się będzie z intensywnym ruchem ładunków. Taki rozwój wydarzeń pozytywnie wpłynie na gospodarkę i sektor transportowy. Na pewno pokój przyczyni się również do zwiększenia liczby dostępnych kierowców w Europie. Przed wybuchem wojny pracownicy z krajów Wschodu stanowili znaczącą grupę wśród naszych kierowców. 

Jak radzicie sobie w obecnej sytuacji? 

Kamil Kaczmarek, Dyrektor Zarządzający w Found Solution: W dzisiejszych warunkach obsługujemy głównie ładunki spotowe, jednak oparte o wieloletnie współprace. Naszą specjalizacją są transporty krytyczne czasowo, a takie ciężko wyceniać długofalowo. Również obecna sytuacja ekonomiczno-polityczna nie sprzyja gwarancjom cenowym zawartym w kontraktach. Dlatego rynek spotowy jest dla nas znacznie bardziej atrakcyjny. Jednak gdy sytuacja się ustabilizuje, chcielibyśmy przejść z naszymi załadowcami na współprace kontraktowe, żeby móc naszym przewoźnikom zagwarantować bardziej przewidywalną współpracę. 

Więcej na temat podejścia firm spedycyjnych do rynku kontraktowego i spotowego przeczytasz w najnowszym raporcie „Rynek transportowo-logistyczny w Europie”.

Staramy się również wprowadzać w życie model spedycji cyfrowej. Wykorzystujemy różne rozwiązania, które pomagają nam zautomatyzować pracę czy zintegrować różne jej obszary. Nasz ekosystem budujemy wokół giełdy transportowej i Giełdy Prywatnej Trans.eu. Integrujemy w nim systemy: 

• telematyczne
• przesyłania statusów klientom
• do zarządzania transportem (TMS) 
• kadrowo-księgowe
• bankowe
• rozliczania wpływów i wykonywania przelewów. 

Tak skonfigurowane środowisko jest w stanie przetwarzać dane i przesyłać je między różnymi działami przy minimalnym zaangażowaniu pracowników. Wierzymy w założenia Logistyki 4.0 i zdajemy sobie sprawę, że początkowe inwestycje wiążą się z kosztami, jednak z czasem przyniosą zwrot w postaci optymalizacji procesów firmowych. Na szczególną uwagę zasługuje cyfrowa dokumentacja i faktury, które stosujemy od początku istnienia Found Solution. 

Czy cyfrowy obieg dokumentów nie jest już standardem w firmach spedycyjnych? 

Tomasz Janus: Rzeczywiście, słyszymy o tym rozwiązaniu od dawna, ale w praktyce niewiele firm w Polsce je stosuje. Ogromna część z nich twierdzi, że wprowadzenie cyfrowej dokumentacji nie jest możliwe i wymagają od nich tego załadowcy. Może włożę kij w mrowisko, ale uważam, że nieprawdą jest, że w spedycji potrzebna jest papierowa dokumentacja. Mamy wielu klientów, głównie z Niemiec, i żaden, ale to żaden, nie chce od nas dokumentów w formie papierowej, chyba że pojawia się reklamacja.

Od stycznia 2024 r. zacznie obowiązywać Krajowy System e-Faktur i chociaż do końca czerwca korzystanie z niego będzie jeszcze dobrowolne, to my jesteśmy do tej zmiany gotowi już dziś. Rozwiązanie to pomaga nam znacząco ograniczyć czas związany z obsługą faktur, a dzięki e-fakturom przewoźnicy otrzymują zapłatę nawet do 3 tygodni wcześniej niż gdyby mieli je drukować i wysyłać. 

Czy czujecie się bezpiecznie, korzystając i integrując tak wiele systemów? 

Kamil Kaczmarek: Bezpieczeństwo to rzeczywiście temat, który mocno nas zajmuje. Chcieliśmy, żeby nasza infrastruktura była środowiskiem cyfrowym, ale jednocześnie nie była narażona na cyberataki. Mamy świadomość ryzyka i konsekwencji ataków, których koszty mogą iść w setki tysięcy, a nawet miliony złotych. Aby zapewnić sobie i naszym klientom bezpieczeństwo, podjęliśmy liczne kroki, aby nasz ekosystem zabezpieczyć. 

Stworzyliśmy coś w rodzaju bańki dostępowej, z której wykluczyliśmy wszelkie elementy zewnętrzne. Stosujemy politykę zabezpieczania dostępu unikalnymi hasłami oraz politykę dotyczącą bezpieczeństwa obrotu finansowego. Używamy zabezpieczeń klasy XDR [Extended Detection and Response]. Po pierwsze naszej sieci nie widać, a po drugie jest ona monitorowana 24 godziny na dobę. Dostajemy alerty nawet przy drobniejszych naruszeniach, gdy tylko system zauważy dziwną aktywność czy nadaktywność konkretnego użytkownika czy komputera – i od razu reagujemy. 

Prowadzimy także analizę zachowań płatniczych, wymagamy od naszych wszystkich przewoźników rzetelnych ubezpieczeń oraz monitorujemy sytuację finansową i wypłacalność naszych załadowców. 

Zobacz nasz raport o bezpieczeństwie w branży spedycyjnej, w którym znajdziesz między innymi wywiad z Kamilem Kaczmarkiem z Found Solution. 

Jak w te wszystkie działania wpisuje się Giełda Prywatna Trans.eu? 

Kamil Kaczmarek: Testujemy to narzędzie od ponad roku i stało się dla nas takim ułatwieniem, że teraz zdecydowaliśmy przejść na wyższy pakiet Giełdy Prywatnej. Naszym celem jest takie sprofilowanie naszych przewoźników, żeby oferować im jak najbardziej dopasowane ładunki. Jest to o tyle istotne, że często pracujemy z autami dostawczymi i musimy brać uwagę, czy dany przewoźnik dysponuje np. autami do 3,5 tony czy solówkami. Korzystamy jednak także z aut ciężarowych, które obsługują zupełnie inne frachty. 

Giełda Prywatna stała się bardzo przydatnym narzędziem zwłaszcza w ostatnim czasie, gdy dostępnych jest więcej przewoźników i możemy dokładniej dobierać ich pod względem doświadczenia czy specjalizacji. Dodanie sprawdzonych partnerów do naszej giełdy bardzo ułatwia procesy i oszczędza czas spedytorów, a korzystanie z niezawodnych firm transportowych jest kluczowe zarówno dla nas, jak i naszych klientów. Co więcej, dzięki własnemu środowisku, współpraca z przewoźnikami zacieśnia się i nabiera bardziej uporządkowanego charakteru.

Dodajemy do giełdy prywatnej przewoźników, którzy spełniają następujące kryteria: 

• posiadają ubezpieczenie na kwoty, jakich wymagamy, czyli 200 000 euro na pojedyncze zdarzenie, 
• funkcjonują na rynku minimum 2 lata,
• nie mają w umowach klauzul rażącego niedbalstwa,
• przewieźli z nami minimum 5 frachtów – bez opóźnień w transporcie oraz przesyłaniu dokumentów. 

Ogólnie mocno naciskamy w firmie na zawieranie transakcji  na platformie Trans.eu, a po każdej udanej transakcji prosimy naszych partnerów o wystawienie oceny. Zależy nam właśnie, żeby komentarzy było jak najwięcej, gdyż stanowią one naszą wizytówkę i dają naszym partnerom pewność, że jesteśmy firmą, której mogą zaufać. 

Panie Tomaszu, w tym roku podczas Gali Liderów Spedycji, otrzymał Pan nagrodę Top Achiever za najwyższy wskaźnik akceptacji formalnych w stosunku do liczby publikacji na giełdzie prywatnej. Czy ma Pan jakieś rady dla osób zaczynających karierę w spedycji? 

Tomasz Janus: Przede wszystkim trzeba pamiętać, że stres jest nieodłączną częścią zawodu spedytora, zwłaszcza gdy – tak jak ja – zajmuje się transportami krytycznymi czasowo. Na pocieszenie dodam, że, wraz z doświadczeniem, człowiek uczy się podchodzić do wielu sytuacji z większym dystansem. 

Po latach wypracowałem już swoje metody pracy i poznałem trasy do tego stopnia, że wiem dokładnie, przed czym ostrzec danego kierowcę podczas przewozu. Jednak zawsze trzeba pamiętać, że nie można pozostawiać kierowcy samemu sobie.

Kluczowe jest również otwarta komunikacja z klientem. Jeśli sytuacja wymaga, trzeba mieć odwagę, by zwrócić się do niego z prośbą o dodatkową opłatę np. za długie oczekiwanie lub nieprzewidziany  rozładunek ręczny. 

Moją ostatnią radą jest, żeby poszukać swojej niszy i wyspecjalizować się w tym konkretnym obszarze. Przykładem może być transport ADR, chłodniczy czy obsługa budów.