Nowe technologie w branży transportowej. Obalamy mity i rozwiewamy najczęstsze obawy

Branża TSL, szczególnie przez osoby z zewnątrz, może być jeszcze postrzegana jako ta tradycyjna, jednak nic bardziej mylnego. Wiele firm spedycyjnych korzysta bowiem z narzędzi technologicznych ułatwiających i optymalizujących ich codzienną pracę, takich jak systemy do zarządzania transportem, kalkulatory tras czy giełdy transportowe. Czy nowe technologie to jedyna słuszna droga w sektorze transportu drogowego? Czego obawiają się spedytorzy? Jak przekonać swoich pracowników do nowych rozwiązań? Obalamy mity narosłe wokół tematu nowych technologii.

Mit 1: Dobrze jest, jak jest – czyli mój biznes działa bez technologii

Doświadczeni spedytorzy, którzy rozwinęli swój biznes bez nowoczesnych narzędzi i u których tradycyjne podejście jeszcze działa, mogą odczuwać uzasadniony strach przed zmianą. Jednak opieranie biznesu na telefonie, liście kontaktów do zaufanych przewoźników i ręcznym planowaniu tras już dawno przestało wystarczać. Jak wynika z badań firmy doradczej PwC, (1) cyfryzacja to jeden z pięciu najważniejszych czynników, które kształtują i będą kształtować branżę transportową w najbliższych latach. Jeśli chcemy utrzymać swoją pozycję na rynku czy podnosić konkurencyjność, raczej od niej nie uciekniemy.

Wpływ digitalizacji na prowadzenie działalności 

Pandemia, brexit, wojna w Ukrainie, klęska żywiołowa w Turcji i Syrii, spowolnienie gospodarcze, inflacja – długo by wymieniać – ostatni czas nie był zbyt łaskawy dla branży transportowej. Dochodzą do tego ciągłe zmiany regulacyjne, zarówno krajowe, jak i unijne np. stosunkowo świeży Pakiet Mobilności, który nakłada nowe obowiązki na spedytorów i przewoźników. Na rynku o tak dużej dynamice, konieczne jest szybkie reagowanie na zmiany i spora elastyczność. Ciężko sobie to wyobrazić prowadząc biznes wyłącznie przy pomocy Excela. 

Dlatego firmy spedycyjne coraz mocniej inwestują w cyfryzację i digitalizację procesów związanych z poszukiwaniem przewoźników oraz zarządzaniem transportem czy back office. Jak wynika z badania PwC, 68% dyrektorów i prezesów globalnych firm transportowo-logistycznych przewiduje, że zmiany w technologiach świadczenia usług będą miały przełomowy wpływ na ich działalność (1). 

– W branży TSL nie ma już innej drogi niż digitalizacja. Dotyczy ona w szczególności dwóch obszarów – przesyłania danych i cyfryzacji procesów firmowych. W tym kierunku zmierza też rozwój oprogramowania, z którego korzystają firmy spedycyjne. TMSy coraz częściej wykorzystują algorytmy na przykład w optymalizacji tras i doborze przewoźników – tłumaczy Joanna Brandys, Head of TMS Partnership & Integration w Trans.eu. 

Narzędzia technologiczne dla branży transportowej

Warto w tym miejscu wymienić rozwiązania stosowane na coraz szerszą skalę, bez których ciężko wyobrazić sobie funkcjonowanie firmy spedycyjnej w niedalekiej przyszłości: 

• Systemy zarządzania transportem (TMS) – oprogramowanie do sprawowania kontroli nad łańcuchem dostaw, stosowane w optymalizacji procesów logistycznych i codziennych zadań spedytorów. Jednymi z popularniejszych TMS na polskim rynku są Marcos TMS, fireTMS i interLAN Speed. Więcej dowiesz się z naszego artykułu o programach logistycznych dla firm transportowych. 
• Internetowe giełdy ładunków – platformy teleinformatyczne służące do cyfrowego pozyskiwania przewoźników. Podnoszą efektywność i zwiększają bezpieczeństwo procesu. Dla lepszego efektu platformę Trans.eu można łatwo zintegrować z firmowym TMS.
• Kalkulatory tras – programy komputerowe służące do wyszukiwania najlepszych – najszybszych czy też najkrótszych – tras. Często posiadają również funkcję kalkulacji kosztów transportu dla danego kursu.
• Systemy ERP – oprogramowanie pozwalające na lepsze zarządzanie zasobami firmy, obieg informacji i automatyzację procesów administracyjnych.

W przyszłości należy spodziewać się większej liczby rozwiązań w obszarze software i telematyki np. internetu rzeczy (IoT), sztucznej inteligencji, utrzymania predykcyjnego (predictive maintenance) pojazdów oraz, w dalszej kolejności, autonomizacji pojazdów. 

Mit 2: Technologie nie zastąpią ludzi

I tak, i nie. Nigdy nie przestaniemy podkreślać, jak ważne w pracy spedytora są relacje z kontrahentami. Stosunki te buduje się latami w oparciu o wzajemny szacunek i zaufanie. Jednak zarządzanie relacjami z rozbudowaną bazą przewoźników, liczącą setki a czasem nawet i tysiące podmiotów, w tradycyjny sposób, jest niezwykle czasochłonne i wymaga dużych zasobów ludzkich. Szczególnie w obliczu nadchodzącego spowolnienia gospodarczego, zamiast zwiększać zatrudnienie, powinniśmy raczej skupić się na optymalizacji procesu nawiązywania i pielęgnowania relacji. 

Między innymi w tym celu powstała Giełda Prywatna Trans.eu. Dzięki niej trafiamy ze swoimi ofertami wyłącznie do zamkniętego grona partnerów biznesowych. W ten sposób, przy podejmowaniu ładunku, obie strony mogą czuć się bezpiecznie. Dodatkowo zaproszenie do takiej giełdy jest dla naszych przewoźników jasnym sygnałem, że im ufamy, doceniamy ich pracę i chcemy zacieśniać stosunki. 

Mit 3: Nowe technologie to ryzyko

Jak wynika z raportu „Rynek kontraktowy w Polsce 2023”, wdrażanie nowych rozwiązań technologicznych staje się już koniecznością. Co więcej, wymagają tego coraz częściej sami klienci. 

Inwestycje w rozwiązania telematyczne i programy TMS, które będzie można integrować z innymi uczestnikami łańcucha dostaw, będą decydować o budowaniu przewagi konkurencyjnej spedytorów i przewoźników (2). 

Ten niemalże „przymus” rynku może, co zrozumiałe, budzić pewne obawy. Postaramy się jednak pokazać, że są one nieuzasadnione, a nowe technologie zamiast nieść ryzyko, pozwalają je zminimalizować – na wielu płaszczyznach. Poniżej wymieniamy tylko niektóre z nich, dotyczące w szczególności naszej giełdy transportowej: 

Ryzyko braku przewoźnika 

Można śmiało stwierdzić, że to chleb powszedni w branży TSL. Awaria auta, choroba kierowcy, wypadek – są zdarzenia, które ciężko przewidzieć. Jeśli nagle okazuje się, że Twój przewoźnik nie może podjąć frachtu, ryzykujesz nie tylko pojedynczym zleceniem, ale całym kontraktem, relacją z klientem i swoją reputacją. Z pomocą przychodzi prywatna giełda transportowa, dzięki której znacząco zwiększasz szansę na znalezienie zaufanego kierowcy i terminową realizację zlecenia.

Ryzyko utraty danych 

Wyobraź sobie, że nagle, z dnia na dzień, tracisz wszystkie swoje kontakty i historyczne dane na temat frachtów. Dla biznesu jest to prawdziwa katastrofa i, niestety, takie czarne scenariusze czasem się spełniają. Dzięki platformie Trans.eu Twoje dane są przechowywane w bezpiecznym miejscu, w chmurze AWS, masz do nich dostęp 24/7 i w przypadku ich omyłkowego usunięcia, możesz je łatwo odzyskać. 

Usunięty fracht wpada bowiem do archiwum w module Frachty, gdzie można go skopiować i ponownie opublikować. Natomiast firmę usuniętą z listy kontrahentów w każdej chwili można ponownie dodać z bazy firm dostępnej w module Kontrahenci. Jest to dużo pewniejsze rozwiązanie niż trzymanie danych na dysku twardym komputera czy, co gorsza, w notesie lub książce adresowej.

Ryzyko utraty know-how

Gdy Twoi pracownicy odchodzą, zabierają ze sobą sporą część cennej wiedzy firmowej. Jej odzyskiwanie i późniejsze przekazywanie nowym osobom potrafi być czasochłonne. 

Informacje na temat procesów, prowadzonych negocjacji i ustaleń z przewoźnikami zgromadzone w jednym miejscu, na platformie Trans.eu, pozwalają Ci zabezpieczyć firmowe know-how na wypadek odejścia pracowników. 

Ryzyko rosnących kosztów

Wysokie koszty prowadzenia działalności i spadek stawek kontraktowych to jedne z największych wyzwań, z jakimi mierzy się obecnie branża transportu drogowego. Znaczące oszczędności może przynieść automatyzacja zadań wykonywanych przez pracowników, takich jak poszukiwanie przewoźników, wystawianie frachtów i organizowanie dokumentów transportowych. Dzięki temu możesz obsługiwać więcej zleceń bez kosztownego powiększania zespołu.

– Radziłbym, aby posiadane rezerwy kapitałowe zainwestować w nowe technologie, służące głównie do diagnozy, w celu znalezienia miejsca ucieczki pieniędzy. (…) Wydajność pracy kierowcy, oszczędność floty, właściwa częstotliwość wymiany floty czy wreszcie badanie opłacalności konkretnych tras. Ci, co pierwsi zainwestują we właściwe narzędzia, będą mieli większe szanse na przetrwanie na rynku – zaleca Tomasz Siwiński, Redaktor Naczelny Magazynu Fleet, na łamach strony Polskiego Instytutu Transportu Drogowego (3). 

Ryzyko podejmowania niewłaściwych decyzji

Często podejmujemy decyzje, opierając się na własnej wiedzy, doświadczeniu czy przekonaniach. Niesie to za sobą jednak spore ryzyko, że nie będą one odpowiadać na realne wyzwania rynku. W tej sytuacji najlepiej zaufać obiektywnym danym, które nie bez przyczyny nazywane są złotem XXI wieku. Warto je zbierać, analizować i porównywać, by na ich podstawie podejmować świadome decyzje biznesowe. 

Niezwykle pomocne są tu narzędzia cyfrowe np. raporty business intelligence dostępne na platformie Trans.eu. Nasze algorytmy analizują dane z milionów frachtów, abyś mógł/mogła śledzić aktualną sytuację rynkową i szybko na nią reagować. Dzięki raportom zmierzysz też efektywność swoich spedytorów i zobaczysz, jak Twoje oferty wyglądają na tle konkurencji.

Mit 4: Pracownicy nie będą chcieli korzystać z nowych technologii

Mamy świadomość, że każda zmiana w przebiegu procesów firmowych może budzić niepokój, szczególnie wśród bardziej doświadczonych pracowników, przyzwyczajonych do danego sposobu pracy. Jesteśmy jednak przekonani, że odpowiedni proces wdrożenia narzędzi technologicznych pozwoli pracownikom spojrzeć na nie przychylniejszym okiem. A gdy już doświadczą na własnej skórze, jak oprogramowanie usprawnia ich pracę i odciąża w codziennych obowiązkach, szybko przekonają się, że warto z niego korzystać. 

Jak więc przekonać pracowników spedycji do nowych technologii? 

Przedstawiamy najważniejsze zasady:

• Komunikacja. Ważne jest regularne i transparentne przekazywanie informacji na temat nowych narzędzi – jaki jest ich cel, jak będzie wyglądać proces wdrożeniowy krok po kroku, na jakim etapie jesteśmy jako firma.
• Feedback. Konieczne jest stworzenie bezpiecznej przestrzeni do zgłaszania obaw i szybkie reagowanie na nie. W ten sposób możemy rozwiewać wątpliwości pracowników na bieżąco, a palące kwestie nie są omawiane zakulisowo. 
• Metoda małych kroków. Okres tranzycji warto przeprowadzać stopniowo, aby nie rzucać pracowników od razu na głęboką wodę. Może to się odbywać w dwojaki sposób – jako etap, podczas którego firma pracuje w nowy i dotychczasowy sposób jednocześnie lub wprowadzając jedno narzędzie po drugim, zamiast od razu zmieniać sposób, w jaki funkcjonuje cała firma. 

Jesteśmy przekonani, że mity narosłe wokół nowych technologii wynikają jedynie z obaw przed zmianą – a nie realnego ryzyka. Wydaje się też, że nie ma od nich odwrotu i tylko inwestycja w nowoczesne narzędzia może zagwarantować nieprzerwane funkcjonowanie i konkurencyjność na rynku. Jeśli chcesz się dowiedzieć, jak platforma Trans.eu może usprawnić procesy w Twojej firmie, zachęcamy do kontaktu. 

Źródła:

1. Transport przyszłości, raport PwC
2. Rynek kontraktowy w Polsce 2023, raport Trans.eu
3. Mobilność 2032 pod znakiem inwestycji w nowe technologie, Polski Instytut Transportu Drogowego