Jak długo trwa wdrożenie Giełdy Prywatnej? Jak przebiega krok po kroku?

Własna giełda ładunków to skuteczne narzędzie, które umożliwia zwiększenie bezpieczeństwa w firmie spedycyjnej. Ułatwia współpracę ze sprawdzonymi przewoźnikami i pozwala zarządzać tym, kto ma dostęp do informacji o Twoich ofertach. Przewoźnicy również są spokojniejsi, pracując dla firm, z którymi zrealizowali już wcześniej zlecenia transportowe. 

Stworzenie własnego rozwiązania tego typu  jest jednak ogromnym przedsięwzięciem, które wymaga zaangażowania licznych zasobów i które generuje wysokie koszty. Z tego powodu wielu naszych klientów decyduje się na wdrożenie Giełdy Prywatnej Trans.eu, które jest znacznie łatwiejsze i szybsze niż budowa własnej giełdy. Jak dokładnie przebiega ten proces i ile trwa? Odpowiedzi znajdziesz poniżej! 

Jak długo trwa wdrożenie Giełdy Prywatnej w firmie spedycyjnej? 

Od podpisania umowy proces wdrożenia Giełdy Prywatnej trwa zazwyczaj 6 tygodni. Dotyczy to standardowych implementacji, często spotykanych małych i średnich firmach spedycyjnych. W przypadku większych przedsiębiorstw czas ten może się wydłużyć, ponieważ uzależniony jest od różnych czynników, takich jak wcześniejsza integracja Giełdy Prywatnej z innymi systemami wykorzystywanymi przez klienta. Najczęściej są to systemy do zarządzania transportem (TMS), które mogą występować w różnych wariantach – komercyjne, niekomercyjne czy budowane od podstaw na potrzeby konkretnej firmy. 

Udostępniamy klientom klucze dostępowe, więc łatwo się z naszym systemem połączyć. Specjaliści Trans.eu są również do dyspozycji, aby doradzić, w jaki sposób najlepiej przeprowadzić integrację.

Wdrożenie Giełdy Prywatnej Trans.eu krok po kroku

Teraz przeprowadzimy Cię po procesie wdrażania Giełdy Prywatnej. 

Przydzielamy Ci opiekuna 

Po podpisaniu umowy opiekę nad Tobą przejmuje nasz Customer Success Manager. CSM przeprowadzi Cię przez cały proces wdrożenia i będzie dbał o realizację Twoich celów biznesowych w trakcie 3-miesięcznego wsparcia powdrożeniowego. Customer Success Manager kontaktuje się z Tobą i umawia pierwsze wspólne spotkanie, tak zwany kick-off meeting.

Organizujemy spotkanie kick-off

Jest to swobodne spotkanie, podczas którego zbieramy wszystkie kluczowe informacje związane z projektem. Omawiamy Twoje potrzeby i cele związane z nowym produktem. Doradzamy w wyborze najkorzystniejszej konfiguracji Giełdy Prywatnej oraz wyjaśniamy krok po kroku, jak będzie przebiegał proces wdrożenia: ile czasu zajmie, jakie kamienie milowe uwzględnia, jak będzie wyglądał onboarding przewoźników i czego będziemy od Ciebie potrzebować. Na tym etapie ustalamy również dokładną datę uruchomienia Twojej giełdy.

Przesyłasz nam listę podwykonawców 

Aby ułatwić Ci pracę i przyspieszyć proces wdrożenia, zajmujemy się dodaniem wskazanych przewoźników do Twojej giełdy. W tym celu przekazujesz nam swoją listę podwykonawców. Na zebranie danych zazwyczaj masz 2 tygodnie. Jeśli zajmie to dłużej, naturalnie data uruchomienia Twojej giełdy także przesunie się w czasie. 

Onboardujemy Twoich przewoźników 

Po otrzymaniu listy podwykonawców sprawdzamy, czy są już użytkownikami naszej Platformy. Kwalifikujemy ich do jednej z trzech grup:

• aktywni użytkownicy Platformy Trans.eu
• nieaktywni  użytkownicy Platformy Trans.eu
• firmy, które nigdy nie korzystały z Platformy Trans.eu 

W zależności od tego, do której grupy należy dany przewoźnik, będzie do niego kierowana inna komunikacja onboardingowa – wiadomości wysyłane przed i po uruchomieniu Twojej giełdy. Aktywni użytkownicy otrzymują dodatkowo komunikaty na Platformie, np. w komunikatorze, i zostają automatycznie dodani do Twojej giełdy. Użytkownicy nieaktywni i przewoźnicy spoza Platformy dostaną zaproszenia do Twojej giełdy, które muszą zaakceptować. 

Dla osób spoza Platformy Trans.eu maksymalnie uprościliśmy proces dołączania do giełd prywatnych. Muszą jedynie potwierdzić nazwę użytkownika i ustawić hasło. Dostęp do Giełdy Prywatnej danej firmy jest dla przewoźników bezpłatny. 

Wdrażamy Twoich spedytorów 

Przed lub w dniu uruchomienia giełdy (dzień Go-Live) organizujemy szkolenie online dla Twoich spedytorów. Spedytorzy powinni mieć dostęp do komputerów i przygotowane pierwsze realne ładunki, które opublikują na giełdzie podczas spotkania. 

Podczas szkolenia pokazujemy:

• jak opublikować ładunek na Giełdzie Prywatnej
• jak ładunki z Giełdy Prywatnej wyglądają z perspektywy przewoźnika i jak można negocjować taką ofertę
• jak działają Oferty Bezpośrednie 
• jak zarządzać Giełdą Prywatną – dodawać i usuwać przewoźników 
• jak ustawić reguły automatyczne i publikować frachty z ich użyciem. 

Szkolenie takie trwa zazwyczaj około godziny. W przypadku dużych firm możemy podzielić uczestników na grupy. Jeśli okaże się to potrzebne, możemy również przeprowadzić osobne szkolenie dla osób zarządzających, na którym pokażemy m.in. jak przypisywać użytkownikom role i uprawnienia.

Uruchamiamy Twoją Giełdę Prywatną

W ustalonym wcześniej dniu uruchamiamy Twoją giełdę i ładunki publikowane na niej stają się widoczne dla zaproszonych przewoźników. Data uruchomienia jest oczywiście zależna od dostarczenia przez Ciebie danych na czas. 

Opiekujemy się Twoją giełdą po wdrożeniu 

Przez 3 miesiące od uruchomienia szczegółowo monitorujemy działanie Twojej Giełdy Prywatnej. Śledzimy aktywność spedytorów na Platformie, oceniamy skuteczność przyjętej konfiguracji, doradzamy, jak zoptymalizować procesy i proponujemy dodatkowe rozwiązania.

Nie rzadziej niż co 2 tygodnie organizujemy spotkania statusowe, podczas których omawiamy z Tobą raport z aktywności firmy na Platformie. Raport ten zawiera:

• liczbę publikacji na Giełdzie Prywatnej i giełdzie publicznej
• liczbę akceptacji ofert na Giełdzie Prywatnej w porównaniu z giełdą publiczną 
• poziom zaangażowania kontrahentów na Giełdzie Prywatnej w postaci negocjacji i akceptacji opublikowanych frachtów
• konwersję – stosunek liczby publikacji do akceptacji na obu giełdach
• liczbę publikacji na Giełdzie Prywatnej i publicznej przez poszczególnych spedytorów
• liczbę publikacji poprzez reguły automatyczne i API (jeżeli giełda jest zintegrowana)
• liczbę dodanych i usuniętych przewoźników.

Analizujemy te dane, aby zidentyfikować ogólne tendencje i możliwe obszary do poprawy. W tym czasie organizujemy dodatkowe szkolenia dla Twojego zespołu, jeśli są one potrzebne.

Co dalej?

Po 3 miesiącach od uruchomienia giełdy formalnie kończy się okres zintensyfikowanej opieki. Jednak nie oznacza to, że zostajesz z nią sam! Nadal monitorujemy działanie Twojej giełdy i organizujemy spotkania, gdy zajdzie taka potrzeba – oczywiście także z Twojej strony. 

Jeśli masz dodatkowe pytania dotyczące procesu wdrożenia czy samej Giełdy Prywatnej, czekamy na Twoją wiadomość!