Transparentność i mierzalność procesów to punkt wyjścia do zrozumienia funkcjonowania firmy spedycyjnej, podejmowania lepszych decyzji biznesowych i maksymalizacji zysków. 

Bez solidnej analizy danych działania w zakresie usprawniania pracy zespołu czy optymalizacji kosztów często opierają się na intuicji lub pojedynczych przypadkach, które niekoniecznie odzwierciedlają ogólną sytuację. Takie podejście niesie ryzyko kosztownych błędów – a da się tego uniknąć. 

Jak możesz wykorzystywać dane dotyczące procesu przydzielania ładunków, aby zwiększyć przychody i optymalizować koszty? Czytaj dalej! 👇

Problemy związane z zarządzaniem danymi

Wiele firm spedycyjnych nie zdaje sobie sprawy z potencjału, jaki niesie za sobą właściwa analiza danych. Jakie czynniki najczęściej utrudniają skuteczne wykorzystywanie informacji w zarządzaniu procesami?

1. Brak transparentności procesów

W codziennej pracy spedycji wiele spraw załatwia się telefonicznie i na prywatnych komunikatorach. Często nie zostaje po nich żaden ślad. Nie masz więc wiedzy, ile czasu zajmują poszczególne zadania, jakie efekty przynoszą negocjacje z podwykonawcami, którzy spedytorzy wykazują większe zaangażowanie, a którzy mają możliwość realizacji dodatkowych zleceń.

Choć finalny rezultat w postaci zleceń zobaczysz w firmowym systemie TMS, to procesy, które do niego doprowadziły, pozostają niejasne. W takiej sytuacji trudno ocenić, czy osiągnięty wynik jest opłacalny, biorąc pod uwagę nakład czasu i pracy zespołu. Bez pełnych danych nie sposób także wskazać działań, które generują najwyższe zyski.

2. Brak mierzalności procesów

Brak transparentności procesów, o którym była mowa powyżej, bezpośrednio przekłada się na brak możliwości ich mierzenia. Gdy działania w firmie nie są odpowiednio rejestrowane i analizowane, trudno ocenić ich efektywność. Z tego powodu wiele przedsiębiorstw zmaga się z problemami w monitorowaniu pracy spedytorów, przewoźników czy wyniku negocjacji handlowych.

Brak twardych danych uniemożliwia podejmowanie świadomych decyzji dotyczących optymalizacji procesów, alokacji zasobów czy zatrudnienia. Decyzje podejmowane na podstawie domysłów lub fragmentarycznych informacji mogą powodować straty finansowe oraz ograniczać efektywność zespołu.

Co więcej, brak mierzalności wpływa na zdolność firmy do identyfikowania kluczowych wskaźników efektywności (KPI), które są niezbędne do wyznaczania celów i monitorowania ich realizacji. Bez takiej wiedzy trudno określić, które działania przynoszą najlepsze rezultaty, a które wymagają zmian. W efekcie firma traci nie tylko pieniądze, ale również potencjalne szanse na rozwój i umocnienie swojej pozycji na rynku.

3. Niska jakość danych

Dane w firmach spedycyjnych często są niekompletne, niespójne lub rozproszone, na przykład gromadzone w różnych systemach, co utrudnia lub wręcz uniemożliwia porównywanie osiąganych wyników i prowadzi do błędnych analiz i wniosków. 

Problem ten pogłębia się, gdy w miarę upływu czasu okazuje się, że istotne dane nie były odpowiednio zbierane lub dokumentowane. W efekcie firma traci możliwość analizy historycznych wyników, co staje się poważną barierą dla efektywnego zarządzania.

4. Czasochłonne raportowanie

Nawet jeśli dane odpowiedniej jakości są gromadzone, ich analiza w wielu firmach nadal odbywa się ręcznie – co oznacza, że odpowiedzialność za tworzenie raportów spoczywa na Tobie lub innych wyznaczonych do tego pracownikach.

Ręczne tworzenie raportów:

• pochłania dużo czasu,
• wymaga zaangażowania dodatkowych zasobów i z tego powodu często jest odwlekane,
• jest obarczone wysokim ryzykiem błędu,
• jest subiektywne – to człowiek decyduje o doborze wskaźników i danych do analizy. 

Brak automatyzacji w tym obszarze skutkuje co skutkuje niepełnym wykorzystaniem zgromadzonych danych i opóźnieniami w dostępie do kluczowych informacji. Często bowiem  czas potrzebny na przygotowanie raportu jest na tyle długi, że przedstawione w nim wnioski tracą aktualność z powodu zmieniającej się sytuacji w firmie lub na rynku.

Jak mierzyć proces alokacji frachtów?

Dane dotyczące procesów firmowych dostarczają wiedzy na temat codziennego funkcjonowania biznesu i jego kondycji. Aby podejmować świadome i trafne decyzje, konieczne jest opieranie się na faktach i kompleksowej analizie danych.

Aby zwiększyć efektywność firmy spedycyjnej, warto mierzyć kluczowe aspekty działalności, takie jak:

• efektywność pracy całej firmy, poszczególnych działów oraz spedytorów,
• aktywność spedytorów – poziom ich zaangażowania i realizacji zadań,
• skuteczność negocjacji z przewoźnikami,
• popularność ofert spedytorów wśród przewoźników, 
• opłacalność poszczególnych kierunków,
• częstotliwość współpracy z poszczególnymi przewoźnikami.

Powyższe wskaźniki możesz monitorować dzięki Raportom Business Intelligence na Platformie Trans.eu. Chcesz dowiedzieć się więcej? Skontaktuj się z nami!

Co zyskujesz z Raportami Business Intelligence? 

1. Transparentność i mierzalność procesów

Dzięki przeniesieniu procesów związanych z poszukiwaniem przewoźników i alokacją frachtów na Platformę Trans.eu wszystkie działania podejmowane przez Twoich pracowników stają się transparentne i mierzalne.

Transparentność i mierzalność procesów w spedycji umożliwia lepsze decyzje biznesowe. 

Chociaż nie masz dostępu do prywatnych wiadomości pracowników, możesz analizować ich aktywność. W przypadku ewentualnych niejasności możesz przeanalizować dane historyczne, a Twoi pracownicy mają pełny dostęp do zapisanej historii konwersacji, co ułatwia im codzienną pracę.

Warto jednak pamiętać, że raporty Business Intelligence są generowane na podstawie aktywności Twojej firmy na Platformie. Aby w pełni wykorzystać potencjał narzędzia, kluczowe jest jak najczęstsze korzystanie z platformy przez pracowników. 

Jeśli korzystasz z Giełdy Prywatnej Trans.eu i chcesz, żebyśmy przeprowadzili szkolenie z Ofert dla wybranych dla Twoich spedytorów na żywo u Was w biurze lub online, odezwij się do Oli Kwiecień: akwiecien@trans.eu.

2. Analiza efektywności firmy i spedytorów 

Raporty Trans.eu dostarczają szczegółowych danych na temat aktywności Twojej firmy na Platformie Trans.eu i sposobu pracy spedytorów. 

Na przykład raport Type & activity pozwala ocenić skuteczność pracy najlepszych pracowników i ich nakład pracy, pokazując liczbę:

• opublikowanych frachtów,
• przeprowadzonych rozmów z przewoźnikami,
• podjętych negocjacji,
• ofert, co do których nie podjęta została żadna aktywność. 

Natomiast dzięki raportowi Performance oferuje jeszcze głębszy wgląd w efektywność Twojej firmy. Dzięki niemu:

• sprawdzisz, w jakich przedziałach czasowych i na jakich kierunkach Twoja firma działa najefektywniej,
• przeanalizujesz, z którymi z podwykonawców firma współpracuje najczęściej i z jakim rezultatem,
• ocenisz zainteresowanie Twoimi frachtami na określonych kierunkach.

W raportach znajdziesz również informacje, na którym frachcie mogły zostać osiągnięte oszczędności wynikające ze skuteczniejszych negocjacji. 

3. Zawsze aktualne dane 

Dane w naszych bazach aktualizowane są codziennie, a wygenerowanie raportu zajmuje zaledwie chwilę. Dzięki temu masz pewność, że pracujesz na najbardziej aktualnych wskaźnikach. Dodatkowo masz możliwość łatwego dostosowania zakresu analizowanych danych, co umożliwia szybsze reagowanie na zmiany rynkowe i identyfikowanie nieprawidłowości w procesach związanych z przydzielaniem ładunków.

4. Raporty generowane w mgnieniu oka

Koniec z ręcznym zbieraniem i analizowaniem danych, co jest nie tylko czasochłonne, ale także obarczone dużym ryzykiem błędu. Raporty Business Intelligence są generowane automatycznie, a Ty możesz łatwo filtrować dane i dostosowywać przedziały czasowe, z których pochodzą.

Dzięki temu masz stały dostęp do kluczowych informacji oraz aktualnych analiz w dowolnym momencie. Co więcej, zyskujesz również dostęp do danych archiwalnych, co pozwala na śledzenie trendów i analizę wyników z perspektywy historycznej.

Jak analiza danych pozwala usprawniać procesy i zwiększać zyski?

Raporty Business Intelligence to praktyczne narzędzie do zarządzania procesami operacyjnymi w firmie spedycyjnej. Dzięki nim możesz:

• optymalizować koszty,
• zwiększać przychody,
• skupiać zasoby na najbardziej rentownych obszarach,
• lepiej przygotować się na szczyty sezonowe w swoim biznesie,
• budować trwałe relacje z najlepszymi przewoźnikami,
• wyznaczać cele i motywować zespół.

Jeśli zależy Ci na transparentności procesów, bardziej świadomym zarządzaniu oraz podejmowaniu decyzji opartych na rzetelnych danych, Raporty BI będą idealnym rozwiązaniem dla Twojej firmy.

Chcesz zacząć korzystać z Raportów? Skontaktuj się z Piotrem Trojnackim, który opowie Ci więcej o możliwościach, jakie daje nasza Platforma.