5 consejos para operadores de tráfico para sobrevivir al verano
Cualquier operador de tráfico sabe de qué estamos hablando. Mientras todo su entorno está de vacaciones, ellos están sentados solos en la oficina, lidiando con una mayor carga de trabajo. Pero el número de pedidos no es el único problema, ya que la falta de información también dificulta la gestión de las vacaciones. Para remediarlo, en este artículo proponemos cinco consejos prácticos que los operadores de tráfico pueden utilizar para reducir de manera notable el estrés durante este período. Y, además, demostramos por qué los informes de Business Intelligence pueden ser un factor decisivo en este sentido.
El verano es sinónimo de vacaciones
Muchos empleados descuentan los días que faltan para el verano, con la promesa de las vacaciones después de unos estresantes meses de trabajo duro. Pero, para todos los que tienen que seguir al pie del cañón, esto significa menos personal para el mismo volumen de pedidos y, por tanto, más carga individual de trabajo. Esto es especialmente significativo en el caso de los operadores de tráfico, ya que la situación se vuelve más complicada por el hecho de que el mayor número de desplazamientos supone más vehículos en las carreteras. Los atascos se hacen más frecuentes y plantean a los operadores de tráfico más problemas en la planificación del transporte. Si además falta información importante sobre las rutas, los partners y los clientes de los compañeros a los que hay que cubrir (personas de contacto, tarifas, etc.), las horas extraordinarias se multiplican de manera exponencial.
5 claves para encontrar el mejor transportista, incluso en vacaciones:
1) Lista visible de personas y datos de contacto
Los operadores de tráfico suelen contar con muchos años de experiencia en su profesión y, a lo largo de los años, han creado su propia red de colaboradores de confianza. Estos contactos personales son una base imprescindible para la asignación de transporte a corto plazo y de forma fiable, pero, a menudo, están ubicados solamente en el ordenador del operador del tráfico, por lo que no son accesibles para sus compañeros si este se encuentra fuera. Como consecuencia, la asignación del transporte lleva más tiempo y supone más esfuerzo. En ocasiones, incluso es necesaria una nueva formación específica para la cobertura de vacaciones.
Consejo nº 1: Crear una base de datos con todos los contactos
Una base de datos completa y actualizada es el pilar para una buena cobertura en períodos vacacionales. De este modo, los datos de contacto, las rutas preferidas y los niveles de servicio de los colaboradores pueden consultarse en cualquier momento y recuperarse con rapidez.
2) Canales de comunicación claros e historiales de negociación almacenados
El volumen adicional de pedidos durante el verano requiere tareas de comunicación adicionales por parte de los operadores de tráfico. El teléfono es ideal para acuerdos rápidos, ya que en cuestión de segundos, operadores logísticos y transportistas pueden llegar a acuerdos sobre fechas de carga, precios y condiciones. Sin embargo, la comunicación y el transcurso de las negociaciones no se guardan y ni el el operador de tráfico ni su sustituto pueden comparar posteriormente los acuerdos.
Consejo nº 2: Utilizar canales de comunicación digitales
Durante estas estresantes fechas no es fácil estar al tanto de todos los pedidos. Por eso es crucial una comunicación rápida y directa a la que se pueda recurrir en cualquier momento.
3) Información sobre los transportistas de confianza
Cada operador de tráfico tiene contactos con los que mantiene una relación comercial especialmente estrecha. Como decíamos, a menudo se trata de relaciones que se han ido forjando a lo largo de los años y estos están más dispuestos a ayudar con problemas urgentes. Cuanto antes se disponga de la información sobre los transportistas a los que más recurrimos, antes podrán los operadores de tráfico hacer sus pedidos.
Consejo nº 3: Priorizar los transportistas de confianza
En el mejor de los casos, el operador logístico ya ha añadido a sus transportistas de confianza a una bolsa de cargas privada. De este modo se pueden agendar transportes de forma rápida y sencilla en el grupo de transportistas preferidos.
4) Tarifas de transporte y situación actual del mercado
Cada ruta tiene precios diferentes y, en el volátil mercado del transporte, estos precios cambian constantemente. Por tanto, las tarifas de transporte que un operador de tráfico recibió de su compañero durante la última cobertura vacacional hace tiempo seguramente han quedado desfasadas. Si los operadores de tráfico no están al tanto de las actualizaciones de mercado de rutas desconocidas, pueden ocasionar costes adicionales considerables a su empresa.
Consejo nº 4: Compara las tarifas actuales con las ofertas recibidas
Las herramientas inteligentes de previsión de precios ya pueden utilizarse cuando se publican las ofertas de transporte (tarificación instantánea). Además, los informes de business intelligence también proporcionan información valiosa sobre las tarifas de transporte habituales en el mercado. De este modo, los operadores de tráfico conocen el estado actual del mercado, incluso para rutas desconocidas, y pueden negociar mejores precios con los transportistas.
5) Rendimiento de los transportistas
Los transportistas de confianza no tienen por qué ser necesariamente los mejores. A veces son simplemente aquellos que responden más rápidamente a las ofertas de carga. Para muchos operadores de tráfico, el hecho de que un pedido se realice lo más rápidamente posible es suficiente, sobre todo en un periodo vacacional. A menudo no hay tiempo para un análisis elaborado de los transportistas. Sin embargo, los operadores de tráfico que no vigilan el rendimiento de sus transportistas durante estas épocas corren el riesgo de incurrir en costes adicionales y aumentar el trabajo extra.
Consejo nº 5: Medir y comparar el rendimiento de los transportistas
Con los informes de business intelligence, los operadores de tráfico pueden saber qué transportistas funcionan mejor con sólo unos clics y seleccionar así al mejor socio para la orden de transporte en cualquier momento.
¡Que no cunda el pánico ante la próxima sustitución vacacional!
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