5 conseils : Comment les dispatchers survivent à la période des vacances

Quel dispatcheur ne le sait pas ? Alors que leurs collègues passent les vacances annuelles à la plage ou à la montagne, ils sont seuls au bureau, essayant désespérément de faire face à la double charge de travail. La masse de commandes n’est pas le seul problème. Le manque d’informations rend également la période des vacances difficile. Dans notre article, nous présentons cinq conseils pratiques que les dispatchers peuvent utiliser pour réduire considérablement le stress lié à la période des vacances. Nous vous montrons également pourquoi les rapports d’intelligence économique peuvent être un facteur décisif à cet égard.

L’été, c’est le temps des vacances

Depuis le début de l’année, de nombreux employés attendent l’été avec impatience. Après six à huit mois de stress, ils partent enfin en vacances pour plusieurs semaines. Pour tous ceux qui doivent continuer à travailler, cela signifie : moins de personnel pour le même volume de commandes, plus de charge de travail pour chaque individu. Pour les dispatchers, la situation est aggravée par le fait que les départs en vacances se traduisent par une augmentation du nombre de véhicules privés sur les routes. En particulier aux heures de pointe au début des vacances, les embouteillages et les retards augmentent rapidement et posent aux dispatchers des problèmes supplémentaires en matière de planification des transports. Si des informations importantes sur les itinéraires, les partenaires et les clients des collègues à représenter (personnes de contact, niveau de tarif, etc.) manquent également, les dispatchers accumulent rapidement des heures supplémentaires.

Les dispatchers doivent garder à l’esprit les 5 points suivants afin de trouver le meilleur transporteur, même dans le cas d’une période de vacances

1) Liste transparente des personnes de contact et de leurs coordonnées

Les dispatchers peuvent souvent s’appuyer sur une longue expérience professionnelle. Au fil des ans, ils ont construit leur propre réseau avec des partenaires fiables. Ces contacts personnels constituent un point d’ancrage important pour l’attribution à court terme et fiable des transports. Cependant, ces connaissances restent souvent stockées sur l’ordinateur local du dispatcheur. Pendant les vacances, les contacts commerciaux prometteurs ne sont donc pas accessibles aux autres dispatchers. Par conséquent, l’attribution des transports prend plus de temps et demande plus d’efforts. Parfois, une nouvelle formation est même nécessaire, spécialement pour la période des vacances.

Conseil n° 1 : créer une base de données avec tous les transporteurs

Une base de données complète constitue la base de chaque phase de période des vacances. Ainsi, les coordonnées, les itinéraires préférés et les niveaux de service des partenaires peuvent être consultés à tout moment et rapidement.

2) Des canaux de communication clairs et des historiques de négociation mémorisés

Le volume de commandes supplémentaire pendant les vacances exige des dispatchers des tâches de communication supplémentaires. Le téléphone est idéal pour les accords rapides. En quelques secondes, les affréteurs et les transporteurs peuvent se mettre d’accord sur les dates de chargement, les prix et les conditions. Cependant, la communication et le déroulement des négociations ne sont pas sauvegardés. La comparaison ultérieure des accords n’est alors possible ni pour le dispatcheur, ni pour son remplaçant.

Conseil n° 2 : utilisez les canaux de communication numériques

Lors de la période stressante de vacances, il n’est pas facile de suivre tous les ordres. Une communication rapide et directe, qui peut être appelée à tout moment, est donc cruciale.

3) Informations sur les partenaires de transport privilégiés

Chaque affréteur a des partenaires avec lesquels il entretient des relations d’affaires particulièrement étroites. Là encore, il s’agit souvent de relations qui se sont construites au fil des ans. Les partenaires commerciaux familiers sont plus disposés à aider en cas de problèmes ou de préoccupations à court terme. Plus vite les informations sur les transporteurs préférés sont disponibles pendant les vacances, plus vite les dispatchers peuvent passer leurs commandes.

Conseil n° 3 : donnez la priorité aux transporteurs privilégiés

Dans le meilleur des cas, l’affréteur a déjà ajouté ses partenaires privilégiés à une bourse de fret privée. Les transports peuvent alors être soumissionnés rapidement et facilement dans le groupe des transporteurs préférés.

4) Tarifs de fret actuels et niveaux du marché

Chaque itinéraire a des prix différents. Sur le marché volatile du transport, ces prix changent constamment. Les tarifs de fret qu’un dispatcheur a reçus de son collègue pendant les dernières vacances sont depuis longtemps dépassés. Si les dispatchers ne connaissent pas le niveau actuel du marché pour des itinéraires inconnus, ils peuvent entraîner des coûts supplémentaires considérables pour leur entreprise de transport.

Conseil n° 4 : comparez les tarifs de fret actuels avec les offres reçues

Des outils intelligents de prévision des prix peuvent déjà être utilisés lorsque les offres de fret sont publiées (tarification instantanée). En outre, les rapports d’intelligence économique fournissent également des informations précieuses sur les tarifs de fret habituels sur le marché. Les dispatchers connaissent ainsi le niveau actuel du marché, même pour des itinéraires inconnus, et peuvent négocier de meilleurs prix avec les transporteurs. 

5) Performance des transporteurs

Les transporteurs privilégiés ne sont pas nécessairement les meilleurs. Parfois, il s’agit simplement des partenaires qui répondent le plus rapidement aux offres de fret. Pour de nombreux dispatchers, le fait qu’une commande soit passée le plus rapidement possible est suffisant, surtout pendant la période de vacances. Ils n’ont souvent pas le temps de procéder à une analyse approfondie des transporteurs. Cependant, les dispatchers qui ne surveillent pas les performances de leurs transporteurs pendant la substitution s’exposent à des coûts supplémentaires et à un surcroît de travail.

Conseil n° 5 : mesurez et comparez les performances des transporteurs

Grâce aux rapports d’intelligence économique, les dispatchers peuvent savoir en quelques clics quels sont les transporteurs les plus performants et ainsi sélectionner à tout moment le meilleur partenaire pour un ordre de transport.

Ne paniquez pas à propos de la prochaine période de vacances

Vous avez remarqué que vous n’avez pas les bons outils pour la période de vacances ? Vous voulez avoir accès à tout moment à des données pertinentes sur les transports et les clients dans votre travail quotidien de dispatcher ? Utilisez nos rapports d’intelligence économique et soyez plus efficace lors de la prochaine période de vacances !