5 tips: Hoe expediteurs hun vakantie overleven
Welke expediteur weet het niet? Terwijl hun collega’s de jaarlijkse vakantie aan het strand of in de bergen doorbrengen, zitten ze alleen op kantoor, wanhopig proberend de dubbele werklast aan te kunnen. De massa orders alleen is niet het enige probleem. Een gebrek aan informatie bemoeilijkt ook de vakantiedekking. In ons artikel geven we vijf praktische tips die treindienstleiders kunnen gebruiken om de stress van vakantiereizen drastisch te verminderen. We laten ook zien waarom business intelligence-rapporten hierin een doorslaggevende factor kunnen zijn.
De zomer is de vakantieperiode
Veel werknemers kijken al sinds het begin van het jaar uit naar de zomer. Na een stressvolle zes tot acht maanden gaan ze eindelijk een paar weken met vakantie. Voor iedereen die moet blijven werken, betekent dit: minder personeel voor hetzelfde volume aan orders, meer werkdruk voor elk individu. Voor verzenders wordt de situatie nog verergerd door het feit dat vakantiereizen betekenen dat er meer privévoertuigen op de weg zijn. Vooral tijdens de piekuren aan het begin van de vakantie nemen de files en vertragingen snel toe, wat de dispatchers voor nog meer problemen stelt bij de transportplanning. Als belangrijke informatie over de routes, partners en klanten van de collega’s die vertegenwoordigd moeten worden (contactpersonen, tariefniveau, enz.) ook nog ontbreekt, maken de dispatchers al snel extra overuren.
Expediteurs moeten deze 5 punten in gedachten houden om de beste vervoerder te vinden, zelfs in het geval van vakantieperiodes
1) Transparante lijst van contactpersonen en contactgegevens
Expediteurs kunnen vaak terugvallen op jarenlange ervaring in hun vak. In de loop der jaren hebben ze een eigen netwerk opgebouwd met betrouwbare partners. Deze persoonlijke contacten zijn een belangrijk anker voor het op korte termijn en betrouwbaar toewijzen van transport. Deze kennis blijft echter vaak opgeslagen op de lokale computer van de planner. Tijdens de vakantie zijn de veelbelovende zakelijke contacten dus niet toegankelijk voor de andere treindienstleiders. Als gevolg daarvan duurt het toewijzen van transporten langer en kost het meer moeite. Soms is er zelfs een nieuwe training nodig speciaal voor de vakantieperiode
Tip 1: Creëer een database met alle vervoerders
Een uitgebreide database is de basis voor elke fase van de vakantieperiode. Zo kunnen contactgegevens, voorkeursroutes en serviceniveaus van de partners op elk moment worden bekeken en snel worden opgepakt
2) Duidelijke communicatiekanalen en opgeslagen geschiedenis van onderhandelingen
Het extra ordervolume tijdens vakantiedagen vereist extra communicatietaken van de expediteurs. De telefoon is ideaal voor snelle afspraken. Binnen enkele seconden kunnen expediteurs en vervoerders afspraken maken over laaddata, prijzen en voorwaarden. De communicatie en het verloop van de onderhandelingen worden echter niet opgeslagen. Latere vergelijking van de afspraken is dan niet mogelijk door de verlader of zijn vervanger.
Tip 2: Gebruik digitale communicatiekanalen
Tijdens een stressvolle vakantie is het niet eenvoudig om alle bestellingen bij te houden. Snelle, directe communicatie die op elk moment kan worden opgeroepen is daarom cruciaal.
3) informatie over transportpartners die je prefereert
Elke expediteur heeft partners met wie hij een bijzonder nauwe zakelijke relatie onderhoudt. Ook dit zijn vaak relaties die in de loop der jaren zijn opgebouwd. Vertrouwde zakenpartners zijn eerder bereid om te helpen bij problemen of kortetermijnproblemen. Hoe sneller de informatie over voorkeursvervoerders beschikbaar is tijdens een vakantie, hoe sneller de expediteurs hun orders kunnen plaatsen.
Tip 3: Geef voorrang aan vervoerders van jouw voorkeur.
In het beste geval heeft de expediteur zijn voorkeurspartners al toegevoegd aan een privé-beurs voor vrachtvervoer. Dan kunnen transporten snel en eenvoudig worden aanbesteed in de groep van voorkeursvervoerders.
4) huidige vrachttarieven en marktniveaus
Elke route heeft andere prijzen. In de volatiele transportmarkt veranderen deze prijzen voortdurend. Vrachttarieven die een treindienstleider tijdens de laatste vakantiedekking van zijn collega heeft gekregen, zijn allang achterhaald. Als verzenders het huidige marktniveau van onbekende routes niet kennen, kunnen ze aanzienlijke extra kosten veroorzaken voor hun expeditiebedrijf.
Tip 4: Vergelijk de huidige vrachttarieven met de ontvangen aanbiedingen
Intelligente hulpmiddelen voor prijsvoorspellingen kunnen al worden gebruikt wanneer vrachtaanbiedingen worden gepubliceerd (instant pricing). Daarnaast bieden business intelligence-rapporten ook waardevolle inzichten in de vrachttarieven die gebruikelijk zijn op de markt. Dispatchers kennen zo het huidige marktniveau, zelfs voor onbekende routes, en kunnen betere prijzen bedingen met vervoerders.
5) Prestaties van vervoerders
Vervoerder van eigen voorkeur hoeven niet per se de beste te zijn. Soms zijn het gewoon de partners die het snelst reageren op vrachtaanbiedingen. Voor veel dispatchers is het voldoende dat een order zo snel mogelijk wordt geplaatst – vooral binnen een periode van vakantiedagen. Er is vaak geen tijd voor een uitgebreide analyse van de vervoerders. Expediteurs die de prestaties van hun vervoerders tijdens de vervanging niet in de gaten houden, riskeren echter extra kosten en meer extra werk.
Tip 5: Meet en vergelijk de prestaties van de vervoerders.
Met business intelligence-rapportage kunnen planners in een paar klikken zien welke transporteurs het beste presteren en zo op elk moment de beste partner voor de transportopdracht selecteren.
Geen paniek over de volgende vakantieperiode
Heb je gemerkt dat je niet over de juiste tools beschikt voor je vakantieperiode? Wil je in je dagelijkse werk als planner altijd toegang hebben tot relevante transport- en klantgegevens? Gebruik onze Business Intelligence Rapporten en wees efficiënter in je volgende vakantieperiode!