De kracht van partnerschap: Hoe expediteurs hun kosten met 40% kunnen verlagen
Ineffectieve en versnipperde communicatie tussen expediteurs en vervoerders leidt tot extra kosten voor beide partijen. In dit artikel verkennen we strategieën en verschillende nieuwe digitale technologieën die kunnen worden ingezet om het relatieproces tussen vervoerders te verbeteren en de kosten aanzienlijk te verlagen.
Effective cooperation and communication between road transport carriers
Expediteurs kunnen tot 40% van hun operationele kosten besparen door handmatige processen te automatiseren en belangrijke delen van het verkoopproces te digitaliseren. Dat is de conclusie van de Boston Consulting Group (BCG) in zijn analyse van de digitalisering in de logistiek.
Trage communicatie tussen expediteurs, vervoerders en verladers zorgt voor enorme vertragingen en dat leidt tot minder efficiënte processen en dus hogere kosten. Volgens BCG sturen slechts 5 van de 20 expediteurs geautomatiseerde bevestigingsmails en nog minder bieden onmiddellijke offertes aan. Verladers kunnen tot 100 uur bezig zijn met het ontvangen van een offerte van expediteurs of vervoerders.
De transportsector probeert momenteel een manier te vinden om de samenwerking en communicatie tussen alle spelers te verbeteren. Sommige start-ups en digitale expeditiebedrijven met een hoog niveau van digitalisering en automatisering hebben zich ontwikkeld tot grote spelers op de markt. Voor expediteurs is in de eerste plaats geïnvesteerd in het opbouwen van goede carrier-relaties om concurrerend te blijven op de transportmarkt.
Carrier Communicatie is essentieel voor zakelijk succes
Een groot deel van het succes van de expediteur wordt verzekerd door snel en flexibel handelen. Zonder goede en efficiënte communicatie naar hun vervoerders staan expediteurs elke dag voor meer en meer operationele uitdagingen. Essentiële functies en functies zoals het snel toewijzen van transporten, onderhandelen, live tracking en capacity sourcing werken niet bij trage communicatie.
Op dit moment worden verschillende processen in de transportsector nog massaal beïnvloed door ineffectieve en versnipperde communicatie. Samenwerking en communicatie tussen expediteurs en hun vervoerders wordt vaak individueel met elke vervoerder geregeld. Het is een enorme werklast voor expediteurs om het hele netwerk te coördineren via telefoontjes of e-mails. Elke dag zijn er dispatchers die moeite hebben om vervoerders effectief te bereiken en verliezen expediteurs geld door het gebrek aan efficiënte communicatie. Met de opkomst van digitale concurrenten op de markt en vooral in de komende tijden van recessie, is een goede relatie met vervoerders een belangrijke factor geworden voor expediteurs.
Oplossing:
- Communicatie moet eenvoudig, direct en snel zijn
- Stroomlijn de communicatie en het delen van documenten in één stroom, sterker nog, in real-time
- Expediteurs moeten proberen zoveel mogelijk processen te automatiseren en gebruik maken van digitale tools om personeelscapaciteit veilig te stellen voor andere operationele taken
Investering in relaties – reeds lang bestaande netwerken met vervoerders
Vrachtvervoer is een business-to-business dienst die investeringen in relaties met zakenpartners vereist. In de loop van hun succesvolle jaren op de transportmarkt hebben veel expediteurs een eigen en krachtig netwerk van vertrouwde partners opgebouwd. Met een pool van vertrouwde vervoerders kunnen expediteurs rekenen op een goede omgeving voor transportopdrachten. Bovendien is het goedkoper om te werken met reeds bestaande vervoerders dan om nieuwe vervoerders te ontwikkelen.
Toch hebben zelfs langdurige zakenrelaties hun grenzen. Vooral als het gaat om financiële aspecten. Vervoerders kunnen zich afkeren van expediteurs als ze niet meer op tijd betaald worden. Maar ook verouderde processen en een gebrek aan waardering kunnen redenen zijn voor vervoerders om de samenwerking met expediteurs te beëindigen. Voor expediteurs betekent dit dan weer dat ze opnieuw op zoek moeten naar betrouwbare partners.
Oplossing:
- Werken met geprefereerde en bekende bedrijven zal voor expediteurs altijd essentieel zijn
- Het is belangrijk om te investeren in relaties met vervoerders, te zorgen voor goede communicatie (bv. via mobiele app) en goede werkomstandigheden en ervoor te zorgen dat die relaties zo lang mogelijk kunnen duren
- Voor expediteurs zijn er certificaten over verantwoord gedrag en een goede manier om zich als betrouwbare partner te positioneren.
Het volledige potentieel van het netwerk van vervoerders benutten voor het uitbesteden van vracht
Zodra gecontracteerde partners binnen hun eigen netwerk geen capaciteit kunnen leveren, moeten expediteurs verwoed gaan zoeken op de markt via telefoon, e-mail en instant message. Deze tijd- en personeelsrovende procedure eindigt vaak met het toewijzen van transporten aan de eerste beschikbare vervoerder – hetzij op de spotmarkt, hetzij op een openbare vrachtbeurs. Het probleem is dat de vervoerders die op de markt worden gevonden vaak niet voldoen aan de compliance- of veiligheidseisen. Expediteurs nemen een enorm risico door transporten toe te wijzen aan onbekende transporteurs op de markt.
Tijdens het hele proces van transportsourcing moeten expediteurs ook letten op het risico van ontevreden vervoerders. Transportbedrijven ontvangen elke dag veel aanbiedingen – soms worden ze letterlijk gespamd met aanbiedingen van expediteurs die ze niet eens kennen of waarmee ze niet willen samenwerken. Daardoor blijven veel aanbiedingen onbeantwoord en concentreren vervoerders zich op aanbiedingen van expediteurs die zij kennen, vertrouwen en waarmee zij samenwerken.
Oplossing:
- Bouw gerichte carrierelijsten met een gedetailleerde voorselectie van partners zodat er geen telefoontjes of e-mails nodig zijn om belangrijke gegevens vast te stellen
- Stuur alleen relevante en gerichte vrachtaanbiedingen naar een groot aantal geselecteerde partners tegelijk zonder ze te spammen
- Label de communicatie en aanbiedingssjabloon zodat vervoerders vrachtaanbiedingen gemakkelijk kunnen herkennen als afkomstig van hun “betrouwbare en geprefereerde expediteurs” om hun respons te verhogen
- Bouw een eigen “privé-marktplaats” (Private Freight Exchange) voor samenwerking met voorkeursvervoerders in plaats van gebruik te maken van openbare vrachtbeurzen
Bekijk de vrachttechnologie-apps om direct toegang te krijgen tot dergelijke functies
Transportplatforms zoals Trans.eu bieden een digitale marktplaats voor expediteurs waar zij gemakkelijk hun volledige netwerk van vervoerders kunnen beheren en nauwere relaties kunnen opbouwen met favoriete transportpartners. Met digitale en geautomatiseerde processen helpt Trans.eu uw expeditiebedrijf om de werkdruk voor transportopdrachten te verminderen en de communicatie met uw vervoerders te verbeteren:
- Vergroot de transportcapaciteit in één klik – stuur RFQ’s naar meerdere vervoerders tegelijk zonder vervoerders te spammen
- Sluit uw bestaande vervoerderspool aan op het platform om snel vrachtaanbiedingen te sturen naar vertrouwde partners, terwijl u ook de mogelijkheid hebt om snel nieuwe, betrouwbare partners te vinden als uw eigen netwerk niet reageert
- Beheer uw hele netwerk van vervoerders over meerdere vestigingen van uw bedrijf om mogelijkheden voor ladingen of capaciteit binnen de groep te identificeren
- Eenvoudige communicatie met voorkeursvervoerders via het platform, de mobiele app (Loads2GO!) en de geïntegreerde messenger met automatische vertaalfunctie
- Gebruik geautomatiseerde regels voor transportopdrachten op basis van uw vooraf ingestelde eisen
- Meet de respons van vervoerders en hoeveel vrachten werden toegewezen in een bepaalde periode met uitgebreide rapportage
- Gebruik als kant-en-klare oplossing of integreer dergelijke functies in TMS
- Verwerk meer vrachten met minder middelen en behaal meer winst
Breng uw eigen vervoerdersnetwerk naar Trans.eu!
Wilt u blijven werken met uw favoriete vervoerders – maar efficiënter? Wilt u weten hoe onze Private Freight Exchange u kan helpen uw relaties met vervoerders effectiever te beheren? Maak een afspraak van 15 minuten met ons en wij laten u zien hoe u kunt beginnen met onze kant-en-klare oplossing. Geen ingewikkelde carrier onboarding en software implementatie nodig!