5 ipucu: Sevkiyat görevlileri tatilde nasıl hayatta kalır?

Hangi sevkiyat görevlisi bunu bilmiyor ki? Meslektaşları yıllık tatillerini plajda ya da kamplarda geçirirken, onlar ofiste tek başlarına oturuyor ve umutsuzca çifte iş yüküyle başa çıkmaya çalışıyor. Tek sorun siparişlerin çokluğu değildir. Bilgi eksikliği de tatil kapsamını zorlaştırıyor. Makalemizde, sevkiyat görevlilerinin tatil dönemi stresini büyük ölçüde azaltmak için kullanabilecekleri beş pratik ipucu sunuyoruz. Ayrıca iş zekası raporlarının bu konuda neden belirleyici bir faktör olabileceğini de gösteriyoruz.

Yaz mevsimi tatil zamanıdır

Birçok çalışan yılın başından beri yazı dört gözle bekliyor. Stresli geçen altı ila sekiz ayın ardından nihayet birkaç haftalığına tatile çıkıyorlar. Çalışmaya devam etmek zorunda olan herkes için bu şu anlama geliyor: aynı hacimde sipariş için daha az personel, her bir birey için daha fazla iş yükü. Sevkiyat görevlileri için durum, tatil seyahatlerinin yollarda daha fazla özel araç anlamına gelmesiyle daha da kötüleşiyor. Özellikle tatillerin başlangıcındaki yoğun zamanlarda trafik sıkışıklığı ve gecikmeler hızla artmakta ve sevkiyat görevlilerine ulaşım planlamasında daha fazla sorun çıkarmaktadır. Temsil edilecek meslektaşların rotaları, ortakları ve müşterileri (irtibat kişileri, ücret seviyesi vb.) hakkında önemli bilgiler de eksikse, sevkiyat görevlileri fazla mesai biriktirir.

Sevkiyat görevlileri, tatil sigortası durumunda bile en iyi taşıyıcıyı bulmak için şu 5 noktayı akıllarında tutmalıdır

1) İrtibat kişilerinin ve iletişim bilgilerinin şeffaf bir şekilde listelenmesi

Sevk görevlileri genellikle mesleklerinde uzun yıllara dayanan deneyime sahiptir. Yıllar içinde güvenilir ortaklarla kendi ağlarını kurmuşlardır. Bu kişisel bağlantılar, kısa vadeli ve güvenilir taşıma tahsisi için önemli bir dayanak noktasıdır. Ancak, bu bilgi genellikle sevkiyat görevlisinin yerel bilgisayarında saklı kalır. Bu nedenle tatil süresince, gelecek vaat eden iş bağlantılarına diğer sevkiyat görevlileri tarafından erişilememektedir. Sonuç olarak, nakliye tahsisi daha uzun sürer ve daha fazla çaba gerektirir. Bazen, özellikle tatil kapsamı için yeni bir çalışma bile gerekmektedir.

İpucu No 1: Tüm taşıyıcılarla bir veri tabanı oluşturun

Kapsamlı bir veri tabanı, tatil döneminin her aşaması için temel oluşturur. Bu şekilde, iletişim bilgileri, tercih edilen rotalar ve ortakların hizmet seviyeleri her zaman görüntülenebilir ve hızlı bir şekilde geri alınabilir

2) Açık iletişim kanalları ve kayıtlı görüşme geçmişleri

Tatil dönemi sırasında ek sipariş hacmi, sevk görevlilerinin ek iletişim çalışmaları yapmasını gerektirir. Telefon hızlı düzenlemeler için idealdir. Saniyeler içinde nakliyeciler ve taşıyıcılar yükleme tarihleri, fiyatlar ve koşullar üzerinde anlaşmaya varabilirler. Ancak, iletişim ve görüşmelerin seyri kaydedilmez. Anlaşmaların daha sonra karşılaştırılması ne sevkiyat görevlisi ne de onun yerine geçen kişi tarafından mümkündür.

İpucu No. 2: Dijital iletişim kanallarını kullanın

Stresli tatil dönemlerinde tüm siparişleri takip etmek kolay değildir. Bu nedenle hızlı, doğrudan ve her an ulaşılabilir bir iletişim çok önemlidir.

3) Tercih edilen taşıma ortakları hakkında bilgi

Her forwarderın özellikle yakın bir iş ilişkisi sürdürdüğü ortakları vardır. Yine, bunlar genellikle yıllar içinde kurulmuş ilişkilerdir. Tanıdık iş ortakları, sorunlar veya kısa vadeli endişeler konusunda yardımcı olmaya daha isteklidir. Tercih edilen taşıyıcılara ilişkin bilgiler bir tatil döneminde ne kadar erken hazır olursa, sevkiyat görevlileri de siparişlerini o kadar erken verebilirler.

İpucu No 3: Tercih edilen taşıyıcılara öncelik verin

En iyi durumda, forwarderlar tercih ettiği ortakları özel bir nakliye borsasına zaten eklemiştir. Böylece yükler tercih edilen taşıyıcılar grubunda hızlı ve kolay bir şekilde ihale edilebilir.

4) Mevcut navlun oranları ve piyasa seviyeleri

Her güzergahın farklı fiyatları vardır. Değişken taşımacılık piyasasında bu fiyatlar sürekli değişmektedir. Bir sevkiyat görevlisinin geçen tatil döneminde meslektaşından aldığı navlun fiyatları çoktan güncelliğini yitirmiştir. Sevkiyat görevlileri bilinmeyen rotaların mevcut piyasa seviyesini bilmezlerse, nakliye şirketleri için önemli ek maliyetlere neden olabilirler.

İpucu No 4: Mevcut navlun fiyatlarını alınan tekliflerle karşılaştırın.

Navlun teklifleri yayınlandığında fiyat tahmini için akıllı araçlar zaten kullanılabilir (anlık fiyatlandırma). Buna ek olarak, iş zekası raporları da piyasada alışılagelmiş navlun oranları hakkında değerli bilgiler sağlar. Böylece sevkiyat görevlileri bilinmeyen rotalar için bile mevcut piyasa seviyesini bilir ve taşıyıcılarla daha iyi fiyatlar için pazarlık yapabilir.

5) Taşıyıcı performansı

Tercih edilen taşıyıcılar mutlaka en iyisi olmak zorunda değildir. Bazen sadece navlun tekliflerine en hızlı yanıt veren ortaklardır. Birçok sevkiyat görevlisi için siparişin mümkün olduğunca çabuk verilmesi yeterlidir – özellikle de tatil döneminde. Taşıyıcıların ayrıntılı bir analizi için genellikle zaman yoktur. Ancak, ikame sırasında taşıyıcılarının performansını takip etmeyen sevkiyat görevlileri ek maliyetler ve artan ekstra iş riskiyle karşı karşıya kalırlar.

İpucu No 5: Taşıyıcıların performansını ölçün ve karşılaştırın

İş zekası raporlamasıyla, sevkiyat görevlileri sadece birkaç tıklamayla hangi taşıyıcıların en iyi performansı gösterdiğini öğrenebilir ve böylece nakliye siparişi için her zaman en iyi ortağı seçebilir.

Bir sonraki tatil döneminde panik yapmayın

Tatil dönemi için doğru araçlardan yoksun olduğunuzu mu fark ettiniz? Sevkiyat görevlisi olarak günlük çalışmalarınız sırasında ilgili nakliye ve müşteri verilerine her zaman erişmek mi istiyorsunuz? İş Zekası Raporlarımızı kullanın ve bir sonraki tatil kapsamınızda daha verimli olun!