Автоматизація процесів в експедиційній компанії – що це таке? Шляхи вдосконалення роботи експедитора
Автоматизація логістичних процесів – популярна тема, яка часто з’являється в галузевих виданнях, на сайтах і на конференціях. Переваги новітніх ІТ-рішень легко виміряти, тому мало хто з ними сперечається. Однак не завжди легко впровадити автоматизацію процесів у компанії. Пропонуємо розібратися, що таке сучасні рішення для експедиторів та як їх ефективно впровадити.
Що таке автоматизація в експедиторській діяльності?
Розвиток сучасних технологій допомагає ефективно виконувати багато завдань у транспортній галузі. Що таке автоматизація в експедиторській компанії? Завдяки сучасним інструментам експедитор може виконувати набагато більше дій за менший час, що підвищує ефективність його роботи. Однією з перших розробок, яка значно автоматизувала роботу експедиторів, стала масштабна поява бірж вантажів. Останніми роками автоматизація процесів у транспортно-експедиторській діяльності стрімко розвивається. Це виражається в появі сучасних і функціональних інструментів, без яких багато експедиторів не уявляють виконання своїх щоденних обов’язків.
Як автоматизувати процеси експедиторської компанії?
Автоматизація процесів в експедиторській компанії стосується багатьох аспектів планування та виконання транспортних заявок. Наприклад, автоматизація допомагає планувальникам завантаження ефективно використовувати вантажний простір будь-якої вантажівки. У цьому випадку автоматизація процесів набагато ефективніша, ніж планування завантаження за допомогою аркуша паперу та олівця. Такі інструменти допомагають точно розрахувати вагу вантажу, що значно мінімізує ризик штрафів під час перевірок транспортних служб.
Як автоматизувати експедиційні процеси в більших масштабах? У цьому може допомогти сучасне програмне забезпечення для управління транспортом (TMS). Завдяки автоматизації логістичних процесів можна значно спростити складні експедиторські операції. Трудомісткі обов’язки спрощуються завдяки координації багатьох дій, пов’язаних з обробкою замовлень.
Як працює автоматизація процесів у компанії з практичної сторони? Наприклад, створивши транспортну заявку в TMS, експедитор може опублікувати її на біржі одним натисканням кнопки. Потім, після вибору перевізника, автоматизація надає можливість швидко завантажити дані перевізника і відправити заявку, готову до реалізації. Наша платформа підтримує інтеграцію з TMS, що в поєднанні з розширеними аналітичними функціями робить ці системи надзвичайно корисним інструментом, який може використовувати будь-який експедитор. Автоматизація – це сучасний підхід, який себе виправдовує.
Яким ще способом інструменти допомагають автоматизувати процеси в компанії?
Автоматизація в експедиторській компанії може відбуватися на багатьох рівнях. Функціональним інструментом у роботі експедитора є приватна біржа, на яку запрошуються лише обрані перевізники. Розподіл заявок між надійними підрядниками дозволяє, серед іншого, підтримувати високу якість транспортних послуг, що надаються.
Для того, щоб оптимізувати цей процес, експедитор або менеджер може використовувати автоматичні правила, що визначають, які перевізники отримують пропозиції на перевезення вантажів в першу чергу. Якщо заявка не приймається до реалізації протягом певного періоду часу, вона автоматично перенаправляється до наступної групи підрядників. Лише на завершальному етапі автоматизований процес надсилає пропозицію вантажу на публічну біржу. Ці правила можна легко модифікувати таким чином, щоб пропозиції вантажів надсилалися, наприклад, перевізникам, які обслуговують обрані напрямки або мають певний тип кузова.
Як запровадити автоматизацію в експедиторській діяльності?
Хоча автоматизація процесів компанії має багато очевидних переваг, впровадити ці сучасні рішення не завжди просто. Експедитори, особливо з великим стажем роботи, часто створюють власні робочі механізми, до яких вони звикли. Саме тому впровадження автоматизації в експедиторській діяльності може викликати занепокоєння або навіть опір новим робочим інструментам у деяких співробітників. Прислухаючись до побоювань експедиторів, необхідно розробити ефективні методи навчання.
Як ефективно впровадити автоматизацію процесів? Важливо пам’ятати, що цей процес займе певний час. На першому етапі варто подбати про те, щоб експедитори були всебічно підготовлені до використання нових інструментів. Водночас, не варто одразу кидати працівників на глибоку воду. Щоб уникнути цього, варто передбачити перехідний період. Тоді протягом обмеженого періоду часу слід здійснювати роботу, використовуючи старі та нові методи роботи. Зрештою, переваги автоматизації процесів повинні сподобатися навіть затятим традиціоналістам. Експедитор, який ознайомиться з суттю роботи сучасних рішень, зможе виконувати більше завдань за менший період часу, тим самим досягаючи кращої продуктивності, а відповідно і вищого заробітку.