5 Tipps: So überstehen Disponenten die Urlaubsvertretung
Welcher Disponent kennt es nicht? Während die Kollegen den Jahresurlaub am Strand oder in den Bergen verbringen, sitzen sie allein im Büro und versuchen verzweifelt, das doppelte Arbeitspensum zu bewältigen. Die Masse an Aufträgen allein ist dabei nicht das einzige Problem. Auch fehlende Informationen erschweren die Urlaubsvertretung. In unserem Artikel stellen wir fünf praktische Tipps vor, mit denen Disponenten den Stress in der Urlaubsvertretung drastisch reduzieren können. Außerdem zeigen wir Ihnen, warum Business Intelligence Reports dafür ein entscheidender Faktor sein können.
Sommerzeit ist Urlaubszeit
In Deutschland werden pro Jahr bis zu 70 Millionen Millionen Urlaubsreisen ab fünf Tagen unternommen. Für alle, die weiter arbeiten müssen, heißt das: Weniger Personal für das gleiche Auftragsvolumen, mehr Workload für jeden einzelnen. Für Disponenten kommt erschwerend hinzu, dass durch die Urlaubsreisen vermehrt private Fahrzeuge auf den Straßen unterwegs sind. Insbesondere in den Stoßzeiten zu Ferienbeginn nehmen Staus und Verzögerungen rapide zu und stellen Disponenten vor weitere Probleme bei der Transportplanung. Fehlen dann auch noch wichtige Informationen zu den Routen, Partnern und Kunden der zu vertretenen Kollegen (Ansprechpartner, Ratenniveau, etc.), sammeln Disponenten schnell zusätzliche Überstunden.
Diese 5 Punkte sollten Disponenten beachten, um auch in der Vertretung den besten Frachtführer zu finden:
1) Transparente Auflistung von Ansprechpartnern und Kontaktdaten
Disponenten können oftmals auf langjährige Erfahrung in ihrem Beruf zurückgreifen. Über die Jahre hinweg haben sie sich ein eigenes Netzwerk mit zuverlässigen Partnern aufgebaut. Diese persönlichen Kontakte sind ein wichtiger Anker für die kurzfristige und zuverlässige Transportvergabe. Allerdings bleibt dieses Wissen nicht selten auf dem lokalen Computer des Disponenten gespeichert. Während der Urlaubsvertretung sind die vielversprechenden Businesskontakte für die anderen Disponenten daher nicht zugänglich. In der Folge dauert die Transportvergabe länger und ist mit höherem Aufwand verbunden. Gelegentlich ist sogar extra für die Vertretung eine neue Einarbeitung erforderlich.
Tipp No 1: Datenbank mit allen Frachtführern erstellen
Eine umfassende Datenbank ist die Basis für jede Vertretungsphase. So sind Kontaktdaten, bevorzugte Routen und Dienstleistungslevel der Partner jederzeit einsehbar und können schnell abgerufen werden.
2) Klare Kommunikationswege und gespeicherte Verhandlungsverläufe
Das zusätzliche Auftragsvolumen in Vertretungphasen verlangt zusätzliche Kommunikationsaufgaben von Disponenten. Für schnelle Absprachen bietet sich das Telefon an. Innerhalb weniger Sekunden können Spediteure und Frachtführer Absprachen zu Ladedaten, Preisen und Konditionen treffen. Jedoch wird die Kommunikation mitsamt Verhandlungsverläufen hierbei nicht gespeichert. Ein nachträglicher Abgleich der Absprachen ist dann weder durch den Disponenten noch durch seine Vertretung möglich.
Tipp No 2: Digitale Kommunikationswege nutzen
In der stressigen Urlaubsvertretung ist es nicht leicht, zwischen all den Aufträgen den Überblick zu behalten. Eine schnelle, direkte und jederzeit abrufbare Kommunikation ist daher entscheidend.
3) Informationen über bevorzugte Transportpartner
Jeder Spediteur hat Partner, zu denen er eine besonders enge Geschäftsbeziehung pflegt. Auch hier handelt es sich oftmals um Beziehungen, die sich über Jahre hinweg gebildet haben. Vertraute Geschäftspartner sind eher bereit, bei Problemen oder kurzfristigen Anliegen zu helfen. Je schneller die Informationen zu den bevorzugten Frachtführern während einer Urlaubsvertretung vorliegen, umso schneller können Disponenten ihre Aufträge vergeben.
Tipp No 3: Bevorzugte Frachtführer priorisieren
Im besten Fall hat der Spediteur seine bevorzugten Partner bereits zu einer privaten Frachtenbörse hinzugefügt. Dann können Transporte schnell und einfach in der Gruppe aus bevorzugten Frachtführern ausgeschrieben werden.
4) Aktuelle Frachtraten und Marktlevel
Jede Route hat unterschiedliche Preise. Auf dem volatilen Transportmarkt ändern sich diese Preise stetig. Frachtraten, die ein Disponent in der letzten Urlaubsvertretung von seinem Kollegen erhalten hat, sind schon längst wieder veraltet. Kennen Disponenten das aktuelle Marktniveau unbekannter Routen nicht, verursachen Sie unter Umständen erhebliche Mehrkosten für ihre Spedition.
Tipp No 4: Aktuelle Frachtraten mit den erhaltenen Angeboten abgleichen.
Bereits bei der Veröffentlichung von Frachtangeboten kann auf intelligente Tools zur Preisprognose zurückgegriffen werden (Instant Pricing). Darüber hinaus liefern auch Business Intelligence Reports wertvolle Erkenntnisse zu marktüblichen Frachtraten. Disponenten kennen dadurch auch für unbekannte Routen das aktuelle Marktniveau und können bessere Preise mit Frachtführern verhandeln.
5) Performance der Frachtführer
Bevorzugte Frachtführer müssen nicht zwangsläufig die besten sein. Teilweise sind sie lediglich die Partner, die am schnellsten auf Frachtangebote antworten. Vielen Disponenten reicht die Tatsache, einen Auftrag schnellstmöglich vergeben zu haben – erst recht in der Urlaubsvertretung. Für eine aufwendige Analyse der Frachtführer bleibt oft keine Zeit. Allerdings riskieren Disponenten, die die Performance ihrer Frachtführer während der Vertretung nicht im Blick haben, zusätzliche Kosten und erhöhten Mehraufwand.
Tipp No 5: Leistung der Frachtführer messen und vergleichen
Mit dem Business Intelligence Reporting können Disponenten mit wenigen Klicks erfahren, welche Frachtführer am besten performen und so jederzeit den besten Partner für den Transportauftrag auswählen.
Keine Panik vor der nächsten Urlaubsvertretung
Sie haben gemerkt, dass Ihnen für Ihre Urlaubsvertretung die richtigen Tools fehlen? Sie wollen in Ihrem Alltag als Disponent jederzeit auf relevante Transport- und Kundendaten zurückgreifen? Nutzen Sie unsere Business Intelligence Reports und arbeiten Sie effizienter in der nächsten Urlaubsvertretung!