Цифрова експедиція ближче, ніж ви думаєте. Розмова з Found Solution
Тема нових технологій та діджиталізації все частіше обговорюється в транспортно-експедиційній галузі. Частина змін у цьому напрямку впроваджується за принципом “згори вниз”. Наприклад в Польщі, з 1 липня 2024 року набуває чинності обов’язок електронного фактурування через Національну систему електронних рахунків, який поширюватиметься на всі підприємства.
Ми вирішили поговорити про досвід у цій сфері з компанією Found Solution, яка не тільки використовує цифровий документообіг з моменту свого заснування, але й впроваджує цифрову модель експедиторської діяльності. В кінці статті ви також знайдете поради для експедиторів-початківців.
Які найбільші виклики ринку для транспортно-експедиторської галузі?
Томаш Януш, член правління, експедитор компанії Found Solution: Рік тому основною проблемою була нестача перевізників та вільних транспортних засобів. Зараз, з такою нестабільністю на ринку, стає проблемою знайти достатню кількість вантажів, щоб забезпечити роботою постійних і надійних перевізників.
Так, цього року ми дійсно пережили передріздвяний пік, хоча, звичайно, не такий, як ми очікували. Через те, що ми виконуємо багато перевезень транспортними засобами до 3,5 тонн, різдвяний пік у нас триває трохи довше – до 18 грудня, тоді як в середньому на ринку він припадає орієнтовно на 10 грудня.
Проте варто наголосити, що 2023 рік був для нас хорошим, і я не передбачаю кризи у 2024 році. Безсумнівно, величезним поштовхом для ринку стало б завершення війни в Україні, на яке всі з нетерпінням чекають. Цього з нетерпінням чекають всі, не тільки в галузі. Відновлення країни, яке, ймовірно, фінансуватиметься здебільшого Заходом, передбачатиме інтенсивне перевезення вантажів. Такий розвиток подій матиме позитивний вплив на економіку і транспортний сектор. Безумовно, мир також сприятиме збільшенню кількості вільних водіїв у Європі. До початку війни працівники зі східних країн переважали серед наших водіїв.
Як ви справляєтеся з нинішньою ситуацією?
Каміль Качмарек, керуючий директор Found Solution: У сьогоднішніх умовах ми працюємо переважно зі спотовими вантажами, але на основі довгострокових партнерських відносин. Наша спеціалізація – перевезення, критичні за часом, і такі важко оцінити на довгостроковій основі. Крім того, поточна економічна та політична ситуація не сприяє ціновим гарантіям, що передбачені в контрактах. Тому спотовий ринок для нас набагато привабливіший. Однак, коли ситуація стабілізується, ми хотіли б перейти на контрактну співпрацю з нашими вантажовідправниками, щоб гарантувати більш передбачувану співпрацю для наших перевізників.
Більше про підхід експедиторських компаній до контрактного та спотового ринку ви можете прочитати в останньому звіті “Транспортно-логістичний ринок Європи“.
Ми також намагаємося впровадити цифрову модель експедиції. Ми використовуємо різні рішення, які допомагають нам автоматизувати нашу роботу або інтегрувати різні сфери нашої роботи. Ми будуємо нашу екосистему навколо біржі вантажів і Приватної біржі Trans.eu. Ми інтегруємо в неї системи:
- телематичні
- передачі статусів клієнтам
- управління транспортом (TMS)
- управління персоналом та бухгалтерський облік
- банківські
- розрахунку надходжень та виконання переказів.
Налаштоване таким чином середовище здатне обробляти дані та передавати їх між різними відділами з мінімальним залученням працівників. Ми віримо в принципи Логістики 4.0 і розуміємо, що початкові інвестиції пов’язані з витратами, але з часом вони принесуть віддачу у вигляді оптимізованих процесів компанії. Особливо слід відзначити цифрову документацію та виставлення рахунків, які ми використовуємо з моменту заснування компанії Found Solution.
Чи не є цифровий документообіг стандартом для експедиційних компаній?
Томаш Янус: Звичайно, ми вже давно чули про це рішення, але на практиці його використовують небагато компаній у Польщі. Величезна кількість з них стверджує, що впровадження цифрового документообігу неможливе і що вантажовідправники вимагають цього від них. Можливо, я встромлю палицю в мурашник, але я вважаю, що це неправда, що паперова документація потрібна в експедиції вантажів. У нас багато клієнтів, переважно з Німеччини, і жоден з них не вимагає від нас паперової документації, окрім випадків, коли надходить скарга.
З січня 2024 року набрала чинності Національна система електронного виставлення рахунків, і хоча до кінця червня її використання залишатиметься добровільним, ми готові до цих змін вже сьогодні. Це рішення допомагає нам значно скоротити час, необхідний для обслуговування рахунків, і завдяки електронним рахункам перевізники отримують оплату до трьох тижнів раніше, ніж якби їм довелося друкувати та надсилати.
Чи почуваєтесь ви безпечно, використовуючи та інтегруючи так багато систем?
Каміль Качмарек: Безпека – це дійсно тема, яка нас дуже турбує. Ми хочемо, щоб наша інфраструктура була цифровим середовищем, але в той же час не була вразливою до кібератак. Ми усвідомлюємо ризики та наслідки атак, вартість яких може сягати сотень тисяч або навіть мільйонів. Щоб захистити себе та наших клієнтів, ми вжили численних заходів для захисту нашої екосистеми.
Ми створили щось на кшталт “бульбашки доступу”, з якої виключили всі зовнішні елементи. Ми застосовуємо політику захисту доступу за допомогою унікальних паролів і політику безпеки фінансового обігу. Ми використовуємо захист класу XDR [Extended Detection and Response ]. По-перше, нашу мережу не видно, а по-друге, вона моніториться 24 години на добу. Ми отримуємо сповіщення навіть про незначні порушення, як тільки система помічає дивну активність або надмірну активність певного користувача або комп’ютера – ми миттєво реагуємо.
Ми також проводимо аналіз платіжної поведінки, вимагаємо надійного страхування від усіх наших перевізників і стежимо за фінансовою ситуацією та платоспроможністю наших вантажовідправників.
Як Приватна Біржа Trans.eu поєднується з усією цією діяльністю?
Каміль Качмарек: Ми тестуємо цей інструмент вже більше року, і він став для нас настільки зручним, що ми вирішили перейти на вищий тарифний план Приватної біржі. Наша мета – профілювати наших перевізників таким чином, щоб ми могли запропонувати їм найбільш підходящі вантажі. Це важливо, оскільки ми часто працюємо з мікроавтобусами і повинні враховувати, чи є у перевізника, наприклад, транспортний засіб до 3,5 тонн або вантажівка типу “Соло”. Однак ми також використовуємо вантажівки, які перевозять зовсім інші вантажі.
Приватна Біржа стала дуже корисним інструментом, особливо останнім часом, коли з’явилося більше перевізників, і ми можемо більш точно обирати їх з точки зору досвіду або спеціалізації. Додавання надійних партнерів до нашої біржі значно спрощує процеси та економить час експедиторів, а використання надійних транспортних компаній має вирішальне значення як для нас, так і для наших клієнтів. Крім того, завдяки нашому власному середовищу, співпраця з перевізниками стає більш тісною та структурованою.
Ми додаємо до приватної біржі перевізників, які відповідають наступним критеріям:
- вони повинні мати страхове покриття на суму, яку ми вимагаємо, тобто 200 000 євро на один випадок,
- працюють на ринку щонайменше 2 роки,
- перевезли з нами щонайменше 5 вантажів – без затримок у перевезенні або пересиланні документів.
Загалом, ми всіляко пропагуємо в компанії заключення транзакцій на платформі Trans.eu, і після кожної успішної транзакції просимо наших партнерів виставляти нам оцінку. Ми хочемо отримати якомога більше коментарів, оскільки вони є нашою візитною карткою і дають нашим партнерам впевненість в тому, що ми є компанією, якій вони можуть довіряти.
Пане Томаше, минулого року на гала-вечорі лідерів експедиторських послуг ви отримали нагороду Top Achiever за найвищий показник формального прийняття пропозицій по відношенню до кількості публікацій на приватній біржі. Чи є у вас якісь поради для тих, хто починає свою кар’єру в експедиторській діяльності?
Томаш Януш: Перш за все, потрібно пам’ятати, що стрес є невід’ємною частиною професії експедитора, особливо коли, як я, маєш справу з перевезеннями, що мають критичний час виконання. На втіху додам, що з досвідом людина вчиться ставитися до багатьох ситуацій з більшою стриманістю.
З роками я розробив власні методи роботи і настільки добре знайомий з маршрутами, що точно знаю, про що попередити водія під час подорожі. Однак завжди важливо пам’ятати, що не можна залишати водія наодинці.
Ключовим також є відкрита комунікація з клієнтом. Якщо цього вимагає ситуація, потрібно мати сміливість попросити доплату , наприклад, за довге очікування або непередбачене ручне розвантаження.
Моя остання порада – шукайте свою нішу і спеціалізуйтеся саме в цій галузі. Наприклад, перевезення ADR, рефрижераторні перевезення або обслуговування будівельних майданчиків.
