Outsourcing w spedycji: Optymalizacja działań czy ryzyko utraty kontroli?
Outsourcing w spedycji jest powszechnym zjawiskiem, co wynika m.in. z wykorzystywania floty ciężarówek należących do przewoźników. Rozwiązanie to jednak może z powodzeniem sprawdzać się w wielu innych aspektach prowadzonej działalności. Sprawdź, na czym polega outsourcing oraz jakie korzyści może nieść stosowanie tej strategii w spedycji.
Co to jest outsourcing w transporcie?
Aby udzielić odpowiedzi na pytanie, co to jest outsourcing, wystarczy sięgnąć po tłumaczenie trzech angielskich słów: outside, resource, using, które po polsku oznaczają: korzystanie ze źródeł zewnętrznych. Outsourcing w spedycji odgrywa szczególnie ważną rolę. Model biznesowy przedsiębiorstw spedycyjnych często opiera się na korzystaniu z przewoźników, czyli firm zewnętrznych, które wykonują zlecenia transportowe.
Outsourcing transportu pozwala spedycjom świadczyć szeroki zakres usług dla swoich klientów. Ponadto korzystanie z floty wielu przewoźników zapewnia dostęp do wolnych przestrzeni ładunkowych w niemal każdym zakątku świata. Należy jednak pamiętać, że nawiązywanie współpracy z nowymi firmami może generować ryzyko niskiej jakości usług, a nawet utraty towaru.
Sprawdzonym sposobem na to, aby uniknąć przykrych niespodzianek, zlecając outsourcing w transporcie, jest wnikliwa weryfikacja kontrahentów. Poza sprawdzeniem dokumentów rejestrowych, licencji, polisy ubezpieczeniowej oraz statusu płatnika VAT UE warto sprawdzić także oceny, jakie wystawili przewoźnikowi wcześniejsi zleceniodawcy. Wspomniana dokumentacja jest wnikliwie sprawdzana przed udzieleniem nowym firmom dostępu do Platformy Trans.eu. Dla zleceniodawców sporym ułatwieniem może być sięgnięcie po narzędzie automatyzujące weryfikację przewoźników, jakim jest Carrier Compliance.
Dlaczego firmy korzystają z outsourcingu?
Korzystanie z zasobów zewnętrznych firm daje możliwość skutecznego prowadzenia działalności gospodarczej. Korzyści z outsourcingu polegają m.in. na dostępie do szerokiego zakresu usług bez potrzeby zatrudniania specjalistów z wielu dziedzin. Na etapie zawierania umowy zleceniodawca i zleceniobiorca powinni szczegółowo określić przedmiot, zakres i cenę usług, a także ramy czasowe, w których odbywać ma się outsourcing. Co daje to na późniejszych etapach współpracy? Odpowiednio skonstruowana umowa ułatwia dochodzenie swoich racji np. w przypadku wystąpienia sporów.
W dobie szybko rosnących kosztów pracy znacznie lepszą kontrolę wydatków zapewnia właśnie outsourcing. Kiedy warto w szczególności skupić uwagę na zlecaniu zadań innym podmiotom? Wraz z rozwojem i wzrostem wielkości przedsiębiorstwa wykonywanie coraz większej liczby obowiązków przez osoby zarządzające firmą może stać się nieefektywne. Outsourcing pozwala natomiast skupić się na kluczowych aspektach prowadzenia biznesu.
Co to jest outsourcing – przykłady
Outsourcing w spedycji może dotyczyć wielu dziedzin działalności przedsiębiorstwa. Tzw. zlecanie na zewnątrz jest częstą praktyką wielu firm, nie tylko z branży logistycznej. Outsourcing w Polsce (i nie tylko) dotyczy m.in. następujących usług:
- księgowość,
- szkolenia,
- rekrutacja,
- marketing,
- utrzymanie czystości,
- obsługa prawna,
- obsługa informatyczna,
- ochrona fizyczna,
- magazynowanie,
- obsługa nieruchomości.
Outsourcing w spedycji można podzielić na dwa sposoby. Pierwszy z nich dotyczy miejsca wykonywania oddelegowanych czynności:
- outsourcing zewnętrzny – nazywany także kontraktowym. Polega na zleceniu zadań firmie, która nie jest związana ze zleceniodawcą,
- outsourcing wewnętrzny – nazywany również kapitałowym. W tym przypadku dochodzi do wyodrębnienia w przedsiębiorstwie nowego działu lub stworzenia tzw. spółki-córki, która będzie odpowiedzialna za wykonywanie określonych zadań, np. księgowości, pozyskiwania klientów czy obsługi kadrowo-płacowej.
Drugi podział outsourcingu w spedycji dotyczy zakresu zlecanych usług:
- outsourcing selektywny – powierzenie jedynie części obowiązków, które są związane z daną dziedziną,
- outsourcing pełny – zlecenie kompleksowego wykonania wybranej usługi.
Jakie korzyści płyną z outsourcingu?
Ograniczenie i przewidywalność kosztów to jeden z kluczowych argumentów przemawiających za stosowaniem outsourcingu w spedycji. Dzięki temu rozwiązaniu firma nie musi zatrudniać np. prawników lub pracowników IT, a jedynie korzystać z usług innych podmiotów, które są wyspecjalizowane w swoich dziedzinach. Outsourcing w spedycji może więc zapewniać dostęp do nowoczesnych technologii, aktualnej wiedzy oraz bogatego doświadczenia.
Kiedy opłaca się outsourcing? Odpowiedź na to pytanie zależy od obszaru i skali działalności. Zgodnie z obecnymi trendami outsourcing w spedycji wydaje się nieunikniony, gdy firma zaczyna rosnąć – zatrudniać więcej spedytorów i obsługiwać wiele zleceń. Osoby zarządzające przedsiębiorstwem muszą wtedy podjąć decyzję, czy zatrudnić osoby odpowiedzialne np. za księgowość, fakturowanie, kadry, IT, czy jednak skorzystać z zewnętrznych dostawców tego typu usług. To drugie rozwiązanie w wielu przypadkach jest tańsze, lecz należy pamiętać o kontrolowaniu prac wykonywanych przez zleceniobiorców. Pozwala to na wczesne wykrycie ewentualnych uchybień oraz wdrożenie rozwiązań naprawczych.