Zlecenie spedycyjne – co to jest, jak je wystawić i czym różni się od zlecenia transportowego?

Zlecenie spedycyjne to powszechnie stosowany dokument w branży TSL. Deklaracje zawarte w porozumieniu mają za zadanie ustalenie warunków współpracy oraz ochronę interesów każdej ze stron. Sprawdź, co to jest zlecenie spedycyjne i czym różni się od zlecenia transportowego.

Co to jest zlecenie spedycyjne?

W branży TSL często używanym terminem jest zlecenie spedycyjne. Co to oznacza w praktyce? Zlecenie spedycyjne dotyczy umowy zawartej pomiędzy dwiema stronami: spedytorem i zleceniodawcą. Porozumienie może mieć dowolną postać, ponieważ przepisy kodeksu cywilnego odnoszące się do działalności spedycji nie nakładają obowiązku sporządzania pisemnej umowy. Niemniej z praktycznej strony zlecenie spedycyjne powinno zostać zawarte w tradycyjnej lub elektronicznej formie. Ustna umowa może poważnie utrudnić dochodzenie swoich praw w przypadku ewentualnych sporów przed sądem lub z towarzystwem ubezpieczeniowym.

Wyjaśniając, co to jest zlecenie spedycyjne, warto zwrócić uwagę na to, że w przypadku kontynuacji współpracy istnieje możliwość zawarcia stałego porozumienia. Zapewnia to wygodę i skutecznie ogranicza czasochłonne formalności. Stałe zlecenie spedycyjne zawiera takie same ustalenia, jak zwykły dokument, lecz zamiast wskazania np. danych ładunku oraz adresów załadunku i dostawy umieszcza się np. formułę „według ustaleń drogą mailową”. Wtedy do zawarcia zlecenia spedycyjnego wystarczy korespondencja elektroniczna, a w razie sporów wynikających np. z terminowości lub ubytków w towarze, w mocy pozostają ustalenia wynikające z dokumentu źródłowego.

Jak wygląda zlecenie spedycyjne?

Przepisy kodeksu cywilnego nie precyzują, jak powinno wyglądać zlecenie spedycyjne. Definicja tego dokumentu nie występuje m.in. z uwagi na dowolną formę zawierania porozumienia. Nie oznacza to jednak, że w zleceniu spedycyjnym można wpisać cokolwiek. Odpowiednio dobrane zapisy chronią każdą ze stron zawieranego porozumienia. Wszystko, co zawiera zlecenie spedycyjne, podlega analizie przez sąd lub ubezpieczalnię w razie wystąpienia szkód w przesyłce.

Co powinno zawierać zlecenie spedycyjne? Przykład kluczowych zapisów znajdziesz poniżej:

• dane spedytora i zleceniodawcy – adres siedziby, dane kontaktowe, NIP,
• szczegółowy opis ładunku – wymiary, wagę i wartość towaru; ewentualnie także klasę niebezpieczeństwa ADR oraz warunki przewozu, takie jak kontrolowana temperatura czy pozwolenie na transport odpadów,
• sposób pakowania i zabezpieczenia ładunku,
• wskazanie miejsc oraz dat (ewentualnie też godzin) załadunku i rozładunku przesyłki,
• kwotę uzgodnionego wynagrodzenia oraz termin płatności,
• ewentualne czynności dodatkowe, takie jak odprawy celne czy przepakowanie ładunku.

Zlecenie spedycyjne – kto je wystawia?

Kto wystawia zlecenie spedycyjne? Dokument powinien zostać wypełniony i podpisany przez zleceniodawcę. Kontrahent może posiadać własny wzór zlecenia spedycyjnego lub skorzystać z dokumentu dostarczonego przez spedytora. W każdym przypadku istotne jest szczegółowe zgłębienie postanowień zawartych w zleceniu spedycyjnym. 

Na etapie negocjowania warunków współpracy warto uzgodnić wszystkie kwestie istotne dla każdej ze stron. Dopiero wtedy powinna zostać podpisana umowa. Zlecenie spedycyjne następnie przesyłane jest (zazwyczaj drogą mailową) do zleceniobiorcy, który powinien mieć czas na zapoznanie się z otrzymanym pismem. Klauzule tzw. milczącej zgody: “brak pisemnej odmowy przyjęcia zlecenia w ciągu 30 minut traktuje się jako zlecenie przyjęte do realizacji” już wielokrotnie były odrzucane w sądach. Dopiero po udzieleniu odpowiedzi z potwierdzeniem przyjęcia postanowień zlecenia spedycyjne uważa się za zawarte. 

Czym różni się zlecenie spedycyjne od zlecenia transportowego?

Zlecenie spedycyjne a transportowe – czym się różnią? W rzeczywistości są to dwa różne dokumenty. Ich treść w znacznym stopniu jest podobna, jednak nie należy traktować tych dwóch terminów zamiennie. Zlecenie spedycyjne może dotyczyć nie tylko usługi transportowej, lecz także dodatkowych czynności zamawianych przez zleceniodawcę. Najczęściej są to odprawy celne, przeładunek towaru, usługi magazynowe, a nawet konfekcjonowanie. Z kolei zlecenie transportowe dotyczy tylko i wyłącznie usługi przewozu ładunku. Warto podkreślić, że mamy różne rodzaje zleceń spedycyjnych – drogowe, morskie, lotnicze  oraz intermodalne.

W teorii może występować zlecenie transportowo-spedycyjne, gdy spedycja realizuje fracht swoim własnym taborem. Od strony formalnej jednak nadal będzie to zlecenie spedycyjne otrzymane od kontrahenta oraz zlecenie transportowe przesłane do realizacji wewnątrz firmy. Spedytorzy w celu realizacji zadań powierzonych przez zleceniodawców korzystają z własnej bazy przewoźników lub giełd transportowych. W każdym przypadku niezbędna jest weryfikacja zleceniobiorcy, m.in. poprzez sprawdzenie dokumentów rejestrowych, licencji czy aktualności polisy OCP. Wygodnym narzędziem do sprzedawania frachtów jest giełda prywatna, na którą spedytor zaprasza wyselekcjonowanych przewoźników i oferuje im ładunki w pierwszej kolejności.