Firma spedycyjna – jak ją założyć?

Pomimo dużej konkurencji w branży TSL dobrze zarządzana firma spedycyjna ma spore szanse na rynkowy sukces. Przed rozpoczęciem działalności warto odpowiednio zaplanować działania oraz dokładnie policzyć koszty z tym związane. Sprawdź, jak założyć firmę spedycyjną.

Jak działa firma spedycyjna?

Spedycje stanowią jeden z kluczowych sektorów branży TSL. Każda firma spedycyjna staje przed strategicznym zadaniem, jakim jest łączenie przewoźników ze zleceniodawcami. Działy logistyczne przedsiębiorstw produkcyjnych i handlowych w celu realizacji operacji przewozowych często korzystają ze wsparcia partnera, którym jest właśnie firma spedycyjna. Co to oznacza w praktyce? Każda spedycja pełni rolę pośrednika pomiędzy dwoma ogniwami branży, co wymaga budowania partnerskich relacji z każdym z kontrahentów.

Pod względem formalnym firma spedycyjna realizuje następujący zakres zadań:

• zdobywanie nowych klientów i przewoźników,
• doradztwo w zakresie rozwiązań transportowych, proponowanie zleceniodawcom najkorzystniejszych rozwiązań,
• wycena usług transportowych na podstawie otrzymanych od klienta danych,
• kompleksowa obsługa zleceń transportowych, w tym organizowanie właściwych środków transportu, monitorowanie terminowości realizacji usług oraz informowanie zleceniodawcy na temat przebiegu transportu,
• rozwiązywanie problemów, takich jak opóźnienia czy uszkodzenia ładunku,
• monitorowanie płatności za wykonane usługi spedycyjne.

Firmy spedycyjne skupiają zazwyczaj liczne grono spedytorów, którzy fachowo koordynują przebieg wielu procesów transportowych. Prowadzenie spedycji wiąże się ze znaczną liczbą operacji administracyjnych, więc praktycznie żadne z większych przedsiębiorstw nie może funkcjonować bez dobrze zorganizowanego back office. Na sukces firm spedycyjnych pracują także osoby odpowiedzialne za fakturowanie, księgowość, windykację, obsługę kadr, IT, zaopatrzenie i usługi prawne.

Rodzaje firm spedycyjnych

Rynek firm spedycyjnych składa się z podmiotów o zróżnicowanej skali działalności. W odróżnieniu od firm transportowych spedycja nie musi mieć i często nie posiada własnych pojazdów, choć niektórzy przewoźnicy tworzą departamenty spedycyjne w swoich przedsiębiorstwach np. w celu dywersyfikacji źródeł dochodów. Zastanawiając się, jak założyć firmę spedycyjną, a jak transportową, warto mieć na uwadze, że każda z tych form działalności wymaga uzyskania odrębnej licencji.

Rodzaje firm spedycyjnych obejmują różne podmioty, począwszy od mikrofirm wyposażonych w jedno lub dwa stanowiska pracy, po duże przedsiębiorstwa z wieloma oddziałami. Warto jednak zauważyć, że wiele uznanych firm spedycyjnych, które obecnie zatrudniają nawet kilkaset osób, zaczynało właśnie od pojedynczych stanowisk. Jednym z czynników wpływających na rozwój małych firm spedycyjnych są sprawdzone rozwiązania informatyczne, takie jak giełda publiczna.

Zacznij od biznesplanu

Zastanawiasz się, jak założyć firmę spedycyjną? Najlepiej zacząć od solidnie opracowanego planu biznesowego, ponieważ znacznie zwiększa to szanse na sukces rynkowy. W internecie można łatwo znaleźć wiele wzorów biznesplanów zawierających m.in. analizy finansowe i SWOT, więc przejdźmy od razu do punktów szczególnie istotnych z perspektywy branży TSL. Warto zacząć od określenia poziomu posiadanych umiejętności. Założenie firmy spedycyjnej bez wcześniejszego doświadczenia w tej branży to skok na głęboką wodę. Dlatego decyzję o otwarciu własnego biznesu najczęściej podejmują osoby, które przepracowały wcześniej co najmniej kilka lat jako spedytor.

Firma spedycyjna nie może istnieć zarówno bez zleceniodawców, jak i bez przewoźników. Budowanie bazy kontrahentów od zera zazwyczaj zajmuje sporo czasu, więc im większą liczbą kontaktów dysponuje początkujący przedsiębiorca, tym większe szanse na to, że rozwinie się jego firma spedycyjna. Jak zacząć analizy finansowe? Sięgnięcie po dane dotyczące realizowanych wcześniej zleceń transportowych pozwoli dokładniej oszacować poziom sprzedaży oraz koszty z nimi związane. Tym sposobem łatwiej będzie obliczyć potencjalny zysk z wykonywanych operacji. Kluczowe jest także określenie źródeł finansowania kosztów związanych z założeniem oraz prowadzeniem firmy w pierwszym okresie jej działalności na rynku.

Wybór formy prawnej nowego przedsiębiorstwa

Jak założyć firmę spedycyjną? W Polsce dostępnych jest wiele form prawnych prowadzenia biznesu. Najpopularniejszym rodzajem jest jednoosobowa działalność gospodarcza, którą można założyć szybko i bezpłatnie. W tym celu wystarczy zalogować się do serwisu biznes.gov.pl za pomocą profilu zaufanego lub elektronicznego podpisu kwalifikowanego. Następnie należy podać swoje dane, w tym numer PESEL, oraz podać m.in. adres , datę rozpoczęcia działalności gospodarczej oraz nazwę firmy. Przed wykonaniem tego kroku warto dokładnie sprawdzić, czy nie istnieje już przedsiębiorstwo o takiej samej lub bardzo zbliżonej nazwie. Zakładanie firmy spedycyjnej wymaga także wskazania następującego numeru PKD:

• 52.29.C – działalność pozostałych agencji transportowych.

Przedsiębiorcy prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą mogą wchodzić w spółki cywilne lub jawne z innymi jednoosobowymi podmiotami. Założenie firmy spedycyjnej w formie wspomnianych spółek lub działalności jednoosobowej wiąże się z całkowitą odpowiedzialnością przedsiębiorcy za wszystkie zobowiązania całym posiadanym majątkiem.

Wiele firm spedycyjnych prowadzonych jest w formie spółek kapitałowych. Najczęściej stosowanym rozwiązaniem są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.). Założenie takiego podmiotu możliwe jest online w systemie S24 z wykorzystaniem gotowego wzoru umowy. Przed podjęciem decyzji warto jednak rozważyć konsultację z prawnikiem w celu ustalenia treści zapisów w umowie spółki. Może to nieco wydłużyć proces rejestracji, lecz indywidualna umowa pozwala lepiej dopasować kształt firmy do potrzeb i oczekiwań właściciela. Każda spółka z o.o. musi posiadać kapitał zakładowy. Minimalna kwota wynosi 5 tys. zł, co może jednak nie wystarczyć do zbudowania wizerunku wiarygodnego płatnika.

Co potrzeba do założenia firmy spedycyjnej?

Zastanawiając się, jak otworzyć firmę spedycyjną, nie można zapomnieć o konieczności uzyskania licencji na wykonywanie transportu drogowego w zakresie pośrednictwa przy przewozie rzeczy. Dokument ten popularnie nazywany jest licencją spedycyjną, a organem, który go wydaje, jest starostwo powiatowe lub urząd miasta na prawach powiatu.

Uzyskanie pozwolenia wiąże się z dość złożonym procesem administracyjnym i obowiązkiem dopełnienia wielu formalności. Po pierwsze osoba wnioskująca o licencję spedycyjną nie może być karana m.in. za przestępstwa karne skarbowe, przeciwko mieniu i obrotowi gospodarczemu. Wymagane jest złożenie oświadczenia potwierdzającego ten stan rzeczy. Po drugie co najmniej jedna z osób zarządzających przedsiębiorstwem musi posiadać certyfikat kompetencji zawodowych w zakresie przewozu rzeczy. Jeśli właściciel nie posiada wspomnianego certyfikatu, to może zatrudnić osobę, która go posiada.

Zakładanie firmy spedycyjnej wiąże się z obowiązkiem posiadania odpowiedniego zaplecza finansowego. Przedsiębiorca ubiegający się o licencję spedycyjną musi wykazać posiadanie do dyspozycji kwoty co najmniej 50 tys. euro wg kursu NBP z dnia 31 grudnia poprzedniego roku. Stosowne zaplecze finansowe można udokumentować w formie gotówki, środków na rachunku bankowym, gwarancji bankowej lub posiadając aktywa o wspomnianej wartości w formie akcji, udziałów, zbywalnych papierów wartościowych lub nieruchomości.

Planując, jak założyć własną firmę spedycyjną, nie można zapomnieć o wykupieniu odpowiedniej polisy ubezpieczeniowej. Podczas realizacji procesów transportowych mogą wystąpić różne nieprzewidziane zdarzenia, których efektem jest np. powstanie szkód na towarze. Przed skutkami tego typu wydarzeń chroni polisa OCS, czyli ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej spedytora. W przypadku wystąpienia błędów podczas realizacji czynności spedycyjnych towarzystwo ubezpieczeniowe zobowiązane jest do wypłaty odszkodowania zleceniodawcy firmy spedycyjnej. Warto mieć na uwadze, że każda szkoda znacznie wpływa na wysokość składki. Dlatego w przypadku mniejszych szkód warto rozważyć pokrycie roszczeń ze środków przedsiębiorstwa.

Ile kosztuje otwarcie spedycji?

Warto dokładnie policzyć, z jakimi kosztami wiąże się założenie firmy spedycyjnej. Jednym z większych wydatków jest koszt polisy OCS, który często przekracza 5 tys. zł. Niezbędne jest także wyposażenie firmy w sprzęt biurowy, telefoniczny i komputerowy. Wybierając nowe urządzenia, jest to wydatek co najmniej 3-4 tysięcy na jedno stanowisko pracy. Ponadto nie można zapomnieć o zakupie dostępu do giełdy transportowej, co również oznacza wydatek przynajmniej kilkuset złotych miesięcznie.

Każda firma spedycyjna powinna posiadać siedzibę, więc nawet najmniejsze przedsiębiorstwa muszą przeznaczyć pewne środki na zakup lub wynajem stosownej przestrzeni biurowej. W zależności od przestrzeni i lokalizacji comiesięczne koszty mogą wynosić od kilkuset do nawet kilkunastu tysięcy złotych.

Samodzielne prowadzenie księgowości to zdecydowanie kiepski pomysł dla osoby nieposiadającej doświadczenia w tej materii. Koszt usług księgowych często zależy od liczby faktur przychodowych i kosztowych, a w przypadku nawet niewielkich firm spedycyjnych rzadko jest mniejszy niż 500 zł miesięcznie. Właściciele lub osoby zarządzające, które nie posiadają certyfikatu kompetencji zawodowych, muszą zatrudnić, choćby na część etatu, pracownika posiadającego stosowne uprawnienia.

Założenie spedycji nie jest tanie

Nawet najmniejsza firma spedycyjna wymaga sporych nakładów finansowych, których łączna wartość znacznie przekracza 15 tysięcy złotych. Mowa tu o samych formalnościach i podstawowym wyposażeniu. Branża spedycyjna kusi wysokimi zarobkami, co także wiąże się z wydatkami po stronie przedsiębiorcy zatrudniającego pracowników. Niezbędne są także środki obrotowe oraz rezerwy finansowe na wypadek opóźnień lub braku płatności za wykonane usługi spedycyjne.