Budujemy środowisko transportowe na własnych zasadach. Rozmowa z firmą Droader

W ramach naszego cyklu wywiadów z firmami z branży TSL dyskutujemy o sytuacji na rynku transportowym, strategiach radzenia sobie z wyzwaniami oraz podejściu do kwestii związanych z bezpieczeństwem.

Tym razem postanowiliśmy porozmawiać z Jakubem Kaczmarkiem, Dyrektorem generalnym w firmie transportowo-spedycyjnej Droader. Z rozmowy dowiesz się, jakie procesy warto automatyzować, jak dokonać segmentacji przewoźników w zależności od powierzanych im ładunków i jak zapewnić bezpieczeństwo transportu z naszą Giełdą Prywatną. 

Panie Jakubie, jesteście obecni na rynku już prawie 10 lat, a w zeszłym roku  powiększyliście własną flotę o prawie 50 aut. Co jest niezbędne, aby dobrze prosperować na tak dynamicznym rynku?

Jakub Kaczmarek: Kluczowa jest świadomość. Świadomość obowiązków oraz praw w transporcie i spedycji. Dotyczy to każdego szczebla pracowników – spedytorów, dyspozytorów, kierowców, ale także administracji i kierownictwa. Nieznajomość prawa może poważnie zaszkodzić firmie i doprowadzić do kłopotów. Natomiast wiedza w tym obszarze pomaga uniknąć wielu problemów lub pozwala je szybko rozwiązać.

Dlatego szczególnie dbamy o przepływ informacji w firmie i regularnie prowadzimy szkolenia z prawa transportowego i spedycyjnego oraz pułapek czyhających na naszych współpracowników. Jako przykład takiej niezbędnej wiedzy podam współczynnik SDR, który jest wykorzystywany do obliczenia odpowiedzialności przewoźnika za przewożone ładunki. Jest to taka podstawa, a niestety niewiele osób z branży wie, czym jest.

A co jest Pana zdaniem największą patologią rynku? 

Moim zdaniem nieodpowiedzialne jest obiecywanie, że firmy dowiozą ładunek zawsze na czas. Jest to po prostu nierealne. Często do pokonania mamy tysiące kilometrów, co oznacza setki sytuacji, które mogą wystąpić na drodze czy podczas załadunku i rozładunku – i nie wszystkie da się przewidzieć. 

Dlatego w Droaderze staramy się, aby pojazd dotarł na miejsce najszybciej, jak to jest możliwe, a w przypadku nagłego zdarzenia przedstawiamy naszym klientom szereg możliwych rozwiązań. Pomagają nam w tym narzędzia teleinformatyczne i nowoczesna flota – nasze najstarsze auta mają zaledwie 3 lata. 

Kolejnym przykładem patologii w naszej branży jest brak regulacji dotyczących czasu oczekiwania na załadunek i rozładunek pojazdu. Wiele firm nadużywa tej luki prawnej, zatrzymując pojazdy przez kilka dni, unikając późniejszej rekompensaty. Jako firma zajmująca się zarówno transportem, jak i spedycją, mamy szerszą perspektywę. Ta perspektywa pozwala nam zrozumieć potrzeby obu stron i lepiej dostosować się do wymagań naszych klientów i przewoźników.

Oprócz nieprzewidzianych sytuacji, z którymi musicie się mierzyć niemal każdego dnia, co stanowi obecnie największe wyzwanie w branży spedycyjnej? 

Na pewno ogromnym wyzwaniem są rosnące koszty w transporcie, za którymi nie podążają podwyżki cen frachtów. Rosnące ceny opłat drogowych, taboru czy wynagrodzeń pracowników powodują, że utrzymanie rentowności staje się coraz trudniejsze.

Będąc jednocześnie spedycją i posiadając własną flotę, jesteśmy teoretycznie bardziej odporni na wahania rynku. Niemniej jednak, w przypadku rosnących stawek opłat drogowych, nasze straty są podwójne.

Przeczytaj więcej o podwyżce myta w Niemczech. 

Drugim wyzwaniem jest bezpieczeństwo transportu. Liczba przypadków wyłudzeń towarów wzrasta z roku na rok, a oszuści wymyślają coraz sprytniejsze sposoby kradzieży. Zabezpieczenie się przed nią to jedno z najważniejszych zadań spedycji. 

Czasy są trudne, ale wierzę, że dla dobrych firm zawsze znajdzie się miejsce na rynku. Nie liczymy na poprawę sytuacji gospodarczej, lecz staramy się ulepszać to, na co mamy wpływ i budować trwałe relacje z pracownikami, klientami i przewoźnikami.

W tym roku, poza dalszą rozbudową własnej floty, planujemy przede wszystkim dalej usprawniać i automatyzować procesy wewnętrzne w firmie, a także jeszcze bardziej rozwijać kompetencje naszych pracowników. W tym upatrujemy swojego klucza do sukcesu. 

Wspomniał Pan wcześniej o narzędziach teleinformatycznych. Jakie inne sposoby na usprawnienie pracy stosujecie? 

Staramy się iść z duchem czasu i korzystać z nowoczesnych narzędzi, jednak na pewno nie staramy się być pionierami innowacji. Zdecydowanie bardziej wolimy wprowadzać sprawdzone rozwiązania.

Na ten moment nasza największa automatyzacja odbywa się w samym TMS. Staramy się zintegrować w nim wszystkie procesy, począwszy od otrzymania zlecenia, przez wystawienie go dla przewoźnika lub naszego kierowcy, śledzenie statusu na trasie aż po rozliczenie dokumentacji.  Prawie 100% naszych przewoźników przesyła niezbędne dokumenty i faktury bezpośrednio do naszego TMS. Dzięki temu oszczędzamy masę czasu i papieru. Nasz TMS jest również zintegrowany z giełdą transportową i Giełdą Prywatną Trans.eu.

Obecnie pracujemy nad tym, aby przewoźnicy automatycznie otrzymywali informację, że ich dokumenty zostały zarejestrowane, został naliczony termin płatności i płatność została zrealizowana. Naszym celem jest całkowita automatyzacja wszystkich procesów dotyczących naszych podwykonawców i pojazdów. 

Jaką rolę w Waszych procesach odgrywa Giełda Prywatna Trans.eu? 

W 70-80% nasza praca opiera się na zleceniach od stałych klientów i współpracy ze stałymi przewoźnikami – i do tego służy nam Giełda Prywatna. Pozostałe 20-30% to transporty spotowe, które w większości sprzedajemy na giełdzie transportowej. Staramy się unikać wiążących, nawet kilkuletnich kontraktów, ponieważ obecne czasy są niezbyt pewne.

Na ten moment korzystamy z trzech giełd transportowych, które pozwalają nam dopasować przewożone towary do przewoźników. Są to: 

• Giełda Prywatna Droader VIP Marketplace przeznaczona dla ładunków o największej wartości
• Giełda Prywatna Droader utworzona dla ładunków średniej wartości lub najmniej wartościowych, które nie są krytyczne czasowo
• Publiczna giełda transportowa do obsługi ładunków najmniej wartościowych lub krytycznych czasowo.

Analogicznie podzieliliśmy naszych przewoźników na segmenty, klasyfikując ich ze względu na wartość i łatwość sprzedaży towarów, które są do przewiezienia:

• Segment 1: najwyższa wartość i łatwozbywalność towarów, np. elektronika, panele słoneczne
• Segment 2: średnia wartość i łatwozbywalność towarów np. automotive
• Segment 3: niska wartość i łatwozbywalność np. produkty rolne.

Dodam jeszcze, że z kwartału na kwartał publikujemy coraz więcej ofert na naszych giełdach prywatnych. Na przykład, porównując kwartał III do IV, wzrost wyniósł 17%. 

Jak dobieracie przewoźników, których zapraszacie do swoich giełd prywatnych? 

Współpraca z zaufanymi i dokładnie sprawdzonymi przewoźnikami to dla nas rzecz podstawowa. Takie podejście znacząco przyczynia się do poprawy bezpieczeństwa naszych transportów. Mamy swoje narzędzia do weryfikacji przewoźników, a ich sprawdzenie odbywa się na podstawie wielopoziomowej checklisty. Przykładowe kryteria obejmują:

• dokładną weryfikację posiadanych dokumentów
• sprawdzenie zakresu polisy
• monitoring zmian w historii firmy
• osobista weryfikacja przewoźnika i jego floty w przypadku najważniejszych ładunków.

Proces weryfikacji w naszej firmie jest bardzo rozbudowany – składa się z minimum 12 etapów – i dostosowywany indywidualnie do potrzeb przewożonego ładunku.

Łącznie do naszych giełd prywatnych dodaliśmy prawie 2500 przewoźników, czyli około 20% najbardziej zaufanych przewoźników z naszej bazy. Zanim ich zaprosiliśmy, dokonaliśmy ponownej weryfikacji – i przypisaliśmy ich do odpowiedniego segmentu. Prawie 100% zaproszonych firm zaakceptowało nasze zaproszenia.

Z pewnością przewagą Giełdy Prywatnej jest to, że mamy na niej zgromadzonych uprzednio sprawdzonych kontrahentów. Jeśli publikujemy na niej ofertę, nie musimy się już martwić o weryfikację, co usprawnia cały proces. Inną zaletą jest to, że budujemy środowisko transportowe na własnych zasadach. Na  przykład na Giełdzie Prywatnej możemy usunąć przewoźnika, który przestał spełniać nasze standardy, co jest niemożliwe w przypadku giełdy publicznej. 

Nasi przewoźnicy również doceniają możliwość bycia na naszej Giełdzie Prywatnej. Zdają sobie sprawę, że oferujemy tam korzystniejsze stawki i lepsze warunki niż na giełdzie publicznej. Mają u nas jasno określone zasady, dotyczące chociażby postoju czy anulacji frachtów. Wiedzą, czego mogą się spodziewać i na co liczyć. Dlatego też chętnie i w pierwszej kolejności z niej korzystają.