Efektywna sztuka negocjacji w spedycji kluczem do sukcesu

Marketing i sztuka negocjacji w spedycji często decydują o osiągnięciu sukcesu, ponieważ branża transportowa charakteryzuje się dużą dynamiką i wieloma zmiennymi. Umiejętna wymiana informacji pomiędzy stronami jest niezbędna do osiągnięcia porozumienia w wielu istotnych kwestiach. Sprawdź, jak skutecznie prowadzić negocjacje w spedycji.

Na czym polegają negocjacje?

Czym właściwie są negocjacje? Definicja określa ten proces jako wymianę informacji i podejmowanie decyzji między stronami o niespójnych interesach. Termin negocjacje pochodzi od łacińskiego słowa negotiatio, które oznacza zajmowanie się handlem. Negocjacje w logistyce często są niezbędne do wspólnego podejmowania decyzji, komunikowania się pomiędzy stronami umowy przewozu, a także rozwiązywania konfliktów. 

Negocjacje w spedycji to złożony proces, w którym najczęściej uczestniczą: spedytor, klient i przewoźnik. Przedstawiciel firmy spedycyjnej zazwyczaj jest „łącznikiem” pomiędzy zleceniodawcą a przedsiębiorstwem realizującym przewóz. Negocjacje w spedycji mogą zachodzić tylko między dwiema stronami, tj. spedytorem i zleceniodawcą lub spedytorem i przewoźnikiem. Spedytor w każdym przypadku odgrywa ważną rolę, ponieważ musi uwzględniać interesy swoje oraz pozostałych stron zlecenia transportowego. Sztuka negocjacji w spedycji należy do codziennych obowiązków osób odpowiedzialnych za organizację przewozu towarów.

Od czego zacząć negocjacje?

Zdaniem wielu doświadczonych spedytorów, kluczowe jest, aby przygotować się na negocjacje. Co to oznacza w praktyce? Negocjacje w biznesie zawsze wymagają zaplanowania i to samo dotyczy branży spedycyjnej. Proces przygotowań warto rozpocząć od ustalenia, dlaczego rozpoczynasz negocjacje w spedycji, czego będą dotyczyć i z kim będziesz prowadził dialog.

Należy także wybrać możliwie najlepszy czas na przeprowadzenie rozmów z kontrahentami oraz przemyśleć wyjściowe oferty, jakie zamierzasz przedstawić. Negocjacje w spedycji często odbywają się za pomocą komunikacji telefonicznej lub elektronicznej. Jeśli jednak spotkanie ma odbyć się na żywo, to należy zadbać o miejsce zapewniające komfortowe warunki do prowadzenia rozmów.

Twórcze myślenie bywa pomocne do przygotowania negocjacji w spedycji. Dzięki niemu można trafić na przydatne i nowatorskie rozwiązania, które pomogą osiągnąć satysfakcjonujące porozumienie. Najsłynniejszą techniką wpływającą na rozwój myślenia twórczego jest tzw. burza mózgów, podczas której grupa ludzi omawia problem i wspólnie szuka rozwiązań.

Z ile etapów składają się negocjacje?

Po zakończeniu przygotowań przystępuje się do negocjacji w spedycji. Pierwszym etapem jest tzw. otwarcie i najczęściej przybiera ono formę rozmów dotyczących tematu, przebiegu, zakresu oraz procedury prowadzenia negocjacji. Czasem wstępna rozmowa może zahaczać także o sprawy niezwiązane bezpośrednio z celem spotkania, co pozwala nieco rozluźnić atmosferę. Ważne jest jednak, aby dygresje, czyli tzw. small talk, nie zajmowały zbyt wiele czasu. Warto pamiętać, że niektóre rodzaje negocjacji, zwłaszcza te polegające na bezpośrednim przejściu do sedna problemu, mogą zostać odebrane jako niegrzeczne. Na tego typu krok możesz się zdecydować tylko wtedy, gdy dobrze znasz przedstawicieli drugiej strony.

Kolejną fazą negocjacji w spedycji jest testowanie drugiej strony. Na tym etapie przedstawiane są zazwyczaj żądania wyższe od tych, które byłyby akceptowalne. Pozwala to zostawić margines negocjacyjny, który nie powinien być jednak zbyt duży ani zbyt mały. W pierwszym przypadku żądania mogą zostać uznane przez drugą stronę za nierealne. Z kolei zbyt mały margines negocjacji w spedycji powoduje, że nie ma przestrzeni dla ustępstw.

Ostatnią fazę negocjacji w spedycji jest osiągnięcie porozumienia, które jest efektem prowadzonych rozmów. Niestety nie zawsze udaje się to osiągnąć. Jeśli jednak negocjacje w spedycji zakończyły się porozumieniem, to warto dokonać podsumowania, tak aby każda ze stron była w pełni świadoma wyników negocjacji w spedycji.

Przeczytaj także: Jak zbudować dobrą relację z przewoźnikiem?

Jakie są techniki negocjacyjne?

Wybór techniki negocjacji może mieć kluczowy wpływ na przebieg rozmów. Konkretną metodologię wybiera się m.in. ze względu na zamierzony cel czy stosunki z pozostałymi stronami. Oto najpopularniejsze style negocjacji:

• Styl twardy – prezentuje mocno rywalizujące i najmniej konstruktywne negocjacje w transporcie. Negocjacje twarde najczęściej wyrażane są w strategiach typu „wygrany-przegrany” lub „przegrany-przegrany”.
• Styl miękki – ten typ strategii polega na ustępstwach wobec drugiej strony, co z reguły wiąże się rezygnacją z własnych celów lub potrzeb. Ten styl negocjacji w spedycji często ma na celu utrzymanie dobrych stosunków z drugą stroną.
• Styl oparty na zasadach – polega na przestawieniu interesów i wartości obu stron w celu osiągnięcia ugody oraz korzyści dla każdego z uczestników negocjacji. Styl ten prowadzi do osiągnięcia strategii „wygrany-wygrany”, co jest najlepszym efektem często niełatwych rozmów.