Jak przyspieszyć proces znajdowania przewoźnika? Przewodnik dla spedytorów
Firmy spedycyjne, nawet jeśli posiadają własną flotę, w znacznym stopniu polegają na zewnętrznych przewoźnikach. Poszukują ich na różne sposoby – wśród własnej sieci kontaktów, na grupach w social mediach czy też giełdach transportowych. Często kluczową rolę w tych poszukiwaniach odgrywa czas. Podpowiadamy, jak przyspieszyć proces znajdowania podwykonawców w zależności od konkretnych ładunków i sytuacji.
Scenariusz 1: Przede wszystkim liczy się czas
Nasze wewnętrzne badania pokazują, że aż 58% spedytorów dysponuje zaledwie godziną na sprzedaż ładunku, a 23% ma na to jedynie 15 minut. Tak niewiele dostępnego czasu ma związek z dużą dynamiką pracy w branży TSL i dotyczy szczególnie dwóch poniższych sytuacji.
Przewóz ładunków ekspresowych
Czas jest stałym i kluczowym czynnikiem w pracy z przesyłkami ekspresowymi, ich transportu nie da się bowiem zaplanować z dużym wyprzedzeniem. Najczęściej ekspresowy transport ładunków wymaga znalezienia przewoźnika „na już”. Dodatkowo ta sama oferta załadowcy może trafiać do wielu spedycji naraz i obowiązuje tu zasada kto pierwszy, ten lepszy, co powoduje jeszcze większą walkę z czasem wśród spedytorów. Niestety często pośpiech nie idzie w parze z bezpieczeństwem, ponieważ ogranicza możliwość dokładnej weryfikacji podwykonawcy przed zawarciem umowy.
Przeczytaj wywiad z Found Solution, firmą spedycyjną, której specjalizacją są transporty krytyczne czasowo.
W przypadku transportu ładunków ekspresowych najpopularniejszym narzędziem są giełdy transportowe, w tym lider na polskim i europejskim rynku – giełda Trans.eu. Umożliwiają one dotarcie do tysięcy przewoźników jednocześnie i szybkie negocjacje ofert. Przewaga giełdy Trans.eu polega jednak na tym, że wszyscy podwykonawcy muszą przejść szczegółową weryfikację, zanim uzyskają dostęp do platformy. Zwiększa to bezpieczeństwo zawieranych za jej pośrednictwem umów. Wszystkie rozmowy, negocjacje i akceptacje frachtów warto prowadzić również na platformie.
Innymi dość szybkimi, ale mniej efektywnymi i bezpiecznymi metodami znalezienia przewoźnika są grupy na platformach takich jak Whatsapp, Skype czy Facebook Messenger. Jednak, zwłaszcza w przypadku tego ostatniego narzędzia, ryzyko oszustwa jest znaczne. Z naszych informacji wynika, że powszechną praktyką jest podszywanie się pod inne firmy oraz kradzieże poprzez przekierowywanie przewoźnika do fałszywego miejsca rozładunku.
Nagły brak przewoźnika
Problemy wynikające z niespodziewanego braku przewoźnika w transporcie to codzienność spedytorów. Zakontraktowany kierowca nagle zachorował, pojazd uległ uszkodzeniu, kierowca utknął na granicy czy rozładunku – możliwych scenariuszy jest wiele. Dobrym przykładem są niedawne, styczniowe, protesty rolników i firm transportowych w Niemczech, które powodowały znaczne utrudnienia na drogach, mogące uniemożliwić powrót polskich kierowców w założonym terminie. W takich przypadkach czas jest na wagę złota, a brak zastępstwa może skutkować dużymi karami za opóźnienia, a nawet zerwaniem kontraktu.
Szczególnie gdy problem braku przewoźnika dotyczy zleceń kontraktowych lub transportów wysokowartościowych, narzędziem, które może znacznie przyspieszyć proces – a jednocześnie zmaksymalizować bezpieczeństwo – jest Giełda Prywatna. Zamiast dzwonić do znanych firm transportowych po kolei, spedytor będący w kryzysowej sytuacji, może trafić ze swoim ładunkiem do całej bazy sprawdzonych podwykonawców oferujących potrzebny typ pojazdu czy też obsługujących daną trasę. Co ważne, prywatne środowisko pozwala spełnić warunki wielu załadowców dotyczące poufności danych na temat ich ładunków.
Scenariusz 2: Najważniejsza jest pewność, a czas odgrywa drugorzędną rolę
Raport The Global Freight Forwarding 2023 wydany przez Ti Insight wskazuje na to, że globalny rynek spedycyjny będzie nadal się stabilizował, a indeks stawek kontraktowych wrósł w trzecim i czwartym kwartale 2023 r. W związku z tym można przewidywać, że w 2024 roku również doświadczymy odbicia na rynku logistyki kontraktowej, a firmy spedycyjne spojrzą przychylniej na – nieprzewidywalne ostatnio – umowy długoterminowe. Pomimo często niższych stawek za frachty, zlecenia kontraktowe zapewniają firmom stały i pewny przychód. Dzięki nim łatwiej jest długofalowo planować procesy organizacyjne czy zatrudnienie.
Z drugiej strony nawet jednorazowe niedopełnienie warunków długofalowej umowy może być dla firmy niezwykle kosztowne, skutkując nie tylko karami umownymi, ale też zerwaniem kontraktu. Dlatego w przypadku frachtów kontraktowych tak istotna jest jakość i bezpieczeństwo transportu. Firmy spedycyjne stosują w ich przypadku rygorystyczne kryteria doboru przewoźników. Należą do nich na przykład:
- wielkość firmy
- doświadczenie i data rozpoczęcia działalności
- posiadane dokumenty takie jak licencja transportowa
- sprecyzowana minimalna wysokość ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej (OCP), jej zakres i terminowe opłacenie składek
- historia wspólnie zrealizowanych transportów np. minimum 5 frachtów przewiezionych na czas, które stosuje firma Found Solution
- brak klauzuli rażącego niedbalstwa w umowie
- oceny i opinie klientów w Google, social mediach i na platformie Trans.eu.
Współpraca z nieznanym przewoźnikiem obarczona jest zbyt dużym ryzykiem, dlatego wielu spedytorów korzysta z baz swoich zaufanych podwykonawców. Niestety kontakt z nimi za pomocą tradycyjnych metod, takich jak telefon czy wiadomości prywatne, jest niezwykle czasochłonny. Przyspieszyć proces może Giełda Prywatna – zamknięte środowisko, do którego spedytorzy zapraszają wyłącznie zaufane firmy, które spełniają ustalone przez nie kryteria. Wypromować swoje oferty wśród zaufanych przewoźników może pomóc także wysyłanie im linku, pod którym znajdą wszystkie ich oferty.
Można alokować przewoźnika i szybko, i bezpiecznie
Poszukiwanie przewoźników do realizacji frachtów – zarówno spotowych, jak i kontraktowych – stanowi jedno z wielu wyzwań, z jakimi spedytorzy mierzą się każdego dnia. Niezwykle często działają oni pod presją czasu, ponieważ brak przewoźnika może skutkować znacznym ryzykiem utraty zysków, a nawet narażeniem się na kary umowne.
Im szybciej uda się znaleźć odpowiedniego przewoźnika, tym więcej czasu spedytor będzie mógł poświęcić na inne kluczowe aspekty związane z transportem, a także na przyjęcie nowych zleceń. Warto mieć jednak świadomość, że szybkość nie powinna być osiągana kosztem bezpieczeństwa. W realizacji obu tych celów pomoże Ci giełda transportowa Trans.eu i własna Giełda Prywatna. Te dwa narzędzia doskonale się uzupełniają, umożliwiając przyspieszenie procesu alokacji przewoźnika.
