Współpraca z nowym przewoźnikiem. Jak sprawić, by była bezpieczna?

Gdy wolumen frachtów podlega znacznym wahaniom i trudno przewidzieć sytuację rynkową w dłuższej perspektywie, utrzymanie klientów jest kluczowe dla funkcjonowania biznesu. Z perspektywy spedycji jednym z wąskich gardeł w tym obszarze jest współpraca z przewoźnikami – szczególnie nowymi i okazjonalnymi. 

Nic dziwnego, że może ona budzić obawy dotyczące nie tylko jakości wykonanej usługi, ale też bezpieczeństwa samego towaru. Często słyszymy bowiem o coraz bardziej wyszukanych metodach kradzieży ładunków, przed którymi nie zawsze da się zabezpieczyć. Czy da się jednak zredukować ryzyko takiej współpracy i jak to zrobić?

Po pierwsze: weryfikuj

W obecnych czasach wszystkie strony transakcji – załadowcy, spedytorzy i przewoźnicy – starają się wzajemnie sprawdzać, aby zminimalizować ryzyko związane z realizacją zleceń. Dlatego przewoźnicy dobierani są nie tylko na podstawie ceny, lecz także wielu innych istotnych kryteriów, które mają zagwarantować jakość i bezpieczeństwo transportu. Proces doboru podwykonawcy może obejmować także weryfikację, czy spełnia on wymogi określone przez konkretnych klientów lub dla danej kategorii transportu. 

Faktem pozostaje jednak, że w spedycji ogromną rolę odgrywa czas. Często transport ładunków wymaga znalezienia przewoźnika „na już”. Dodatkowo ta sama oferta załadowcy może trafiać do wielu spedycji naraz i obowiązuje tu zasada „kto pierwszy, ten lepszy”, co powoduje jeszcze większą walkę z czasem wśród spedytorów. Niestety pośpiech nie idzie w parze z bezpieczeństwem, ponieważ ogranicza możliwość dokładnej weryfikacji podwykonawcy przed zawarciem umowy. 

Dlatego rolą każdego spedytora jest znalezienie złotego środka pomiędzy szybkością działania a zapewnieniem bezpieczeństwa ładunkom.

Kryteria doboru przewoźnika

Wiele firm spedycyjnych wdraża własne procedury bezpieczeństwa i opracowuje kryteria, jakie musi spełnić nowy przewoźnik; bywa, że są one naprawdę rygorystyczne. Niektóre większe spedycje mają nawet odrębne działy do spraw weryfikacji.

Wśród stosowanych kryteriów znajdziemy m.in.:

• wielkość firmy
• wielkość posiadanej floty
• powiązania z innymi podmiotami (osobowe lub majątkowe)
• staż na rynku
• posiadane dokumenty i certyfikaty, takie jak licencja transportowa czy ISO
• aktualne ubezpieczenie OCP i sprecyzowana minimalna wysokość ubezpieczenia, jej zakres i terminowe opłacenie składek
• brak klauzuli rażącego niedbalstwa w umowie
• dobre oceny i opinie klientów, np. w Google, social mediach i na platformie Trans.eu.

Oczywiście w wielu przypadkach nie da się przeanalizować wszystkich powyższych punktów w satysfakcjonującym czasie. Dokładna weryfikacja przewoźnika, może bowiem zająć nawet do tygodnia. Większość spedytorów nie może sobie pozwolić na to, żeby czekać tak długo. W takim razie, jak i gdzie szukać rzetelnego podwykonawcy?

Współpraca na giełdzie transportowej

Najczęściej spedytorzy poszukują przewoźników na giełdach transportowych. Powszechnym mitem jest jednak, że współpraca z nimi wiąże się ze sporym ryzykiem. W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie – kooperacja na giełdzie ładunków jest o niebo bezpieczniejsza niż poszukiwanie podwykonawcy np. na grupach na Facebooku czy Whatsappie.

Poniżej pokazujemy, jakie mechanizmy stosuje giełda transportowa Trans.eu, aby spedytorzy mogli czuć się na niej jak najbezpieczniej.

Wyśrubowana autoryzacja i reautoryzacja

W ramach procesów bezpieczeństwa na Platformie Trans.eu stosujemy autoryzację, czyli dokładną weryfikację nowej firmy podczas rejestracji na Platformie, reautoryzację – kontrolę na skutek zgłoszenia lub wykrytego naruszenia, oraz monitoring – bieżącą analizę aktywności użytkowników na Platformie. 

W ramach autoryzacji analizujemy:

• dane i dokumenty przedstawione przez użytkownika (konfrontując je z rządowymi bazami danych)
• posiadane uprawnienia
• wystawione firmie referencje (wymagane w przypadku, gdy przewoźnik jest na rynku krócej niż 12 miesięcy)
• istnienie firmy poprzez przelew autoryzacyjny z konta firmowego. 

Jak dokładne są nasze procedury bezpieczeństwa, pokazują dane. W 2024 roku co 10. przewoźnik, który zarejestrował się na Platformie, wzbudził nasze podejrzenia na etapie weryfikacji i został skierowany do głębszego sprawdzenia przed uzyskaniem dostępu do Platformy. W efekcie co setnej firmie transportowej kategorycznie odmówiliśmy dostępu do Trans.eu. Część dotychczasowych użytkowników zostało usuniętych z naszej społeczności, głównie z powodu naruszeń ważnych postanowień regulaminu np. podszywanie się pod spedycję.

Oceny, komentarze i referencje

Każda transakcja i zaakceptowany fracht na Trans.eu podlega ocenie. Oceny to jedna z wiarygodniejszym metod sprawdzenia potencjalnego podwykonawcy. Dlatego zachęcamy wszystkich użytkowników, aby wystawiali oceny nie tylko partnerom, z którymi świetnie im się kooperowało, lecz także tym, którzy nie dopełnili należytej staranności podczas realizacji zlecenia. Dodatkowo Platforma umożliwia dodanie szerszego komentarza, zawierającego podsumowanie współpracy, a także wystawienie referencji. Pozwala to wszystkim na giełdzie ładunków przyczyniać się do poprawy bezpieczeństwa. 

Certyfikaty jakości

Na Platformie wyróżniamy również podmioty, które są bezpiecznymi partnerami do współpracy. W przypadku przewoźników warto szukać certyfikatu TCC, czyli Trans Certified Carrier. Firmy te mają odpowiednie doświadczenie, wysokie oceny, nowoczesną flotę, solidną polisę OCP oraz regularnie realizuje zlecenia na Platformie.

Na koniec warto zaznaczyć, że spedytorzy stają się coraz bardziej świadomi kwestii związanych z bezpieczeństwem i sami potrafią już wyłapywać najczęściej występujące oszustwa. Przykładem popularnej metody jest znajdowanie ładunków na Trans.eu i podszywanie się pod inne firmy transportowe, kontaktując się ze spedytorami już poza Platformą. 

Dzięki coraz większemu zaangażowaniu w bezpieczeństwo, użytkownicy Trans.eu w 2024 roku wysłali dwa razy więcej zgłoszeń podejrzanych zachowań niż w roku poprzednim. Nasz dział ds. bezpieczeństwa zajmuje się każdym takim zawiadomieniem – bez wyjątku.